In der Tat: die entscheidenden Weichen für den Projekterfolg werden am Anfang gestellt. Was hier schiefläuft, lässt sich oft nicht mehr oder nur noch schmerzhaft korrigieren. Denn es gilt die Regel der abnehmenden Beeinflussbarkeit: vor Projektstart sind sowohl die Kosten als auch der geplante Nutzen aus dem Projekt noch zu 100% beeinflussbar. Je weiter das Projekt voranschreitet, umso weniger lässt sich das Rad zurückdrehen: Die Detailplanung ist irgendwann abgeschlossen, Anschaffungen werden getätigt, das Projektteam hat viel Zeit investiert, die Erwartungen sind hoch. Wenn das Projekt dann stockt, Termin- und Kostenziele weit überschritten werden, evtl. sogar ein Neuanfang nötig ist, sind die Enttäuschungen groß und die Reputation bei Kunden wird gefährdet. Damit es nicht so weit kommt, erhalten Sie hier fünf Empfehlungen von digatus, mit denen Sie Ihr Projekt von Anfang an richtig auf die Schiene setzen können.
Beeinflussbarkeit der Kosten im Projektverlauf (modellhaft dargestellt)
1. Klären Sie den Projektkontext und die Interessenseigner
Wer ist der Auftraggeber, wer ggf. der externe Kunde? Wer sind die Nutzer, wer ist als Lieferant oder Dienstleister für das Projekt intern oder extern einzubinden? Welche weiteren Stakeholder gibt es im und außerhalb des Unternehmens? Welche Anwendergruppen und welche Experten müssen Sie intensiv einbinden? In welcher Beziehung stehen verschiedene Stakeholder zum Projekt? Wie können Sie diese Beziehungen positiv oder konstruktiv gestalten? Nutzen Sie als Werkzeug die Stakeholder-Analyse (deutsch: Interessenseigner-Analyse) und entwickeln Sie dabei jeweils Maßnahmen zur Kommunikation, Abstimmung und Einbeziehung der jeweiligen Stakeholder für den weiteren Projektverlauf, der Grundstein für den Projekt-Kommunikationsplan.
2. Identifizieren und prüfen Sie die Projektziele sorgfältig und frühzeitig
Unklare Projektziele oder mangelhafte Dokumentation solcher Ziele werden von erfahrenen Projektmanagern als das Problem mit dem stärksten negativen Einfluss auf den Projekterfolg gesehen. Prüfen Sie daher: Sind die Ziele in sich widerspruchsfrei, sind sie mit der Unternehmens- oder Bereichsstrategie im Einklang? Nutzen Sie Brainstorming-Werkzeuge wie Mindmaps oder das Zielkreuz? Setzen Sie Methoden wie SMART oder MoSCoW ein, um die Ziele im Kreis der Stakeholder zu identifizieren, messbar und realistisch zu definieren und zu priorisieren. Halten Sie die Ergebnisse in einer schriftlichen Tabelle als Zieldefinition verbindlich fest und integrieren Sie sie in den Projektauftrag.
3. Verankern Sie die Projektplanung an den geplanten Ergebnissen
Einer der Vorteile von PRINCE2® ist sein Produkt-Fokus, der alle Aktivitäten und Planungen davon ableitet, welche Ergebnisse (in Form von Prozessen, Applikationen, Schulungen, Betriebskonzepten etc.) das Projekt realisieren soll. Aber auch andere Projektmethoden kennen die „Leistungsbeschreibung“ oder das „Lastenheft“ als Dokumente, die präzise festlegen, was als Projektergebnis in welcher Qualität entstehen soll. Stellen Sie sicher, dass diese Projektprodukte detailliert, präzise und messbar definiert werden, bevor mit der Ressourcen- und Ablaufplanung begonnen wird. Fragen Sie sich: Können wir mit den geplanten Projekt-Produkten den gewünschten Nutzen realisieren? Sind die Qualitätsanforderungen ausreichend präzise umschrieben? Als Werkzeug dienen dabei idealerweise Dokumente wie die Produkt- oder Leistungsbeschreibung. Dort können Fertigstellungstermine, einzuhaltende Standards oder Qualitätsanforderungen, Test- und Abnahmeverantwortliche ebenso hinterlegt werden wie notwendige Vorprodukte.
4. Legen Sie die Rollen im Projekt eindeutig fest
Unklare Aufgaben und Verantwortlichkeiten führen zu Missverständnissen, Reibungsverlusten und mehr oder weniger offen ausgetragenen Konflikten im Projekt und gegenüber Interessensgruppen. Wichtige Aufgaben werden vernachlässigt, gleichzeitig streitet man sich bei anderen Themen immer wieder über die Zuständigkeit. Vielleicht haben Sie bereits einheitliche Projektmanagement-Standards und damit auch klare Projektrollen in Ihrem Unternehmen eingeführt. Falls nicht, sollten Sie für Ihr individuelles Projekt eindeutig klären, welche Aufgaben und Verantwortungen bei welchem Projektbeteiligten liegen. Gestalten Sie die Beziehungen möglichst eindeutig: Die Projektleitung sollte nur an eine Person und nicht an ein Team oder gar ein Gremium vergeben werden. Die Rolle der Projektleitung und des Auftraggebers sollte nicht in einer Person liegen. Wichtig ist, die nötigen Handlungs- und Entscheidungsspielräume ebenfalls klar zu vereinbaren und allen Beteiligten zu kommunizieren. Zum Beispiel: Was darf die Projektleitung selbst entscheiden? Wann muss sie auftretende Probleme oder Risiken eskalieren? Welcher Prozess regelt Entscheidungen über Änderungswünsche? Welche Entscheidungen bleiben dem Lenkungskreis vorbehalten? Spätestens mit dem Projektauftrag sollten diese Fragen geklärt sein.
5. Prüfung und Sicherung der notwendigen Ressourcen
Egal ob Sie auf eigene oder auf externe Projektleiter und Dienstleister zurückgreifen: eine verbindliche Zusicherung der Ressourcen zum geplanten Zeitraum ist notwendig, setzt aber auch eine verlässliche Zeitplanung voraus. Stellen Sie daher sicher, dass das Projekt sorgfältig geplant wird, Abhängigkeiten berücksichtigt und Zeitpuffer eingebaut werden. Fragen Sie: Stehen die vorgesehenen Personen in der geplanten Zeit zuverlässig zur Verfügung? Laufen andere Projekte zur gleichen Zeit, die auf dieselben „Schlüssel“-Personen zugreifen müssen? Falls ja, wie wird das Risiko der Überauslastung reduziert?
Und schließlich: Die Personen, die im Projekt wichtige Aufgaben übernehmen, müssen entsprechend erfahren sein. Es ist leider auch nicht selbstverständlich, dass sie von anderen Aufgaben ausreichend freigestellt werden. Mit einem gewissen Maß an Flexibilität und Steigerung der Normalauslastung Ihres Teams können Sie möglicherweise rechnen. Auf jeden Fall sollten Sie aber darauf achten, dass Sie die Leistungsfähigkeit Ihrer Organisation nicht insgesamt überreizen. Sollten Sie regelmäßig mehrere größere Projekte parallel mit den gleichen Personen realisieren, empfiehlt sich der Einsatz einer Projektmanagement-Software, mit der Sie Ressourcen und Aufgaben effektiv planen und steuern können.
