HintGuard

Whistleblowing beinhaltet sinngemäß das "Absetzen eines Alarms" oder das "Geben von Hinweisen". Ein Whistleblower wird dementsprechend als "Hinweisgeber", "Enthüller" oder auch "Aufdecker" bezeichnet.

Ein Whistleblower-System, auch unter dem Namen Hinweisgebersystem bekannt, stellt ein Werkzeug dar, mit dem Angestellte sowie externe Personen in der Umgebung auf Unregelmäßigkeiten und Fehlverhalten in einem Unternehmen oder einer Institution hinweisen können.

Ein effizientes Whistleblower-System hat hauptsächlich das Ziel, präventiv gegen Missstände vorzugehen, anstatt sich ausschließlich auf die Untersuchung der gemeldeten Verfehlungen zu konzentrieren. Hinweisgeber sollen die Gelegenheit erhalten, ihre Berichte entweder schriftlich über ein Online-Portal, per Post oder einen physischen Briefkasten einzureichen und/oder mündlich über eine Telefonhotline mitzuteilen.

Drei Wege stehen dem Hinweisgeber zur Verfügung, um Informationen weiterzugeben: online, telefonisch und persönlich. Aspekte wie Geheimhaltung, Erreichbarkeit und sprachliche Vielfalt unterstützen die Wahl einer IT-gestützten Lösung wie dem digatus Whistleblower-System.

Ein umfassendes System von Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Berechtigungen gewährleistet die Anonymität des Hinweisgebers. Der Zugriff wird auf berechtigte Personen beschränkt, die entweder innerhalb des Unternehmens arbeiten oder von diesem beauftragt wurden. Außerdem wird die Einhaltung von zeitlichen Beschränkungen für die Annahme und Bearbeitung des gemeldeten Falls durch das System sichergestellt.

Ein Whistleblower-System dient dazu, Informationen über Verstöße gegen das EU-Recht zu übermitteln. Hierbei handelt es sich beispielsweise um Meldungen bezüglich Korruption, Betrug, Diebstahl, Arbeits- und Gesundheitsschutz, Diskriminierung, Mobbing und ähnliche Fälle.

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) stellt die deutsche Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1937 (EU-Whistleblower-Richtlinie) dar. Sowohl die EU-Richtlinie als auch das deutsche HinSchG haben das Ziel, die Enthüllung und Bestrafung von Fehlverhalten zu verbessern. Dies wird erreicht, indem:

1. Hinweisgeber, die auf Missstände hinweisen, vor negativen Folgen geschützt werden.
2. Der Schutz vor negativen Konsequenzen die Hemmschwelle senkt, Hinweise zu geben.
3. Die gemeldeten Hinweise dazu beitragen, Verstöße aufzudecken, zu sanktionieren und zu verhindern.

Das HinSchG enthält Bestimmungen, die Unternehmen und Organisationen dazu verpflichten, Meldekanäle einzurichten, um den Schutz der Hinweisgeber zu gewährleisten. Diese Meldewege oder Hinweisgebersysteme müssen so gestaltet sein, dass die Identität der Hinweisgeber vertraulich bleibt. Die Anforderungen betreffen:

• Unternehmen mit 250 oder mehr Mitarbeitern.
• Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern (bis zum 17.12.2023 besteht eine Übergangsfrist).
• Gemeinden, abhängig von den jeweiligen Landesgesetzen (z.B. ab 10.000 Einwohnern).
• Einrichtungen des öffentlichen Sektors.

Gemäß den Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes ist es erforderlich, dass Unternehmen sichere Meldekanäle bereitstellen, die sicherstellen, dass die Identität des Hinweisgebers vertraulich bleibt. Das digatus Hinweisgebersystem erfüllt diese Anforderung, indem es die Möglichkeit für anonyme Meldungen bietet. Die Wahrung der Anonymität wird durch folgende technische Maßnahmen sichergestellt:

1. Die Meldeplattform, über die Hinweisgeber ihre Meldungen einreichen, wird nicht vom Empfänger der Hinweise (Unternehmen, Organisation, Behörde) betrieben, sondern in der sicheren digatus cloud. Die Meldeplattform leitet die eingereichten Hinweise an den Empfänger weiter.
2. Das System speichert keinerlei Daten, die auf den Hinweisgeber hinweisen könnten, wie beispielsweise IP-Adressen, Standortinformationen oder Gerätedetails.
3. Es wird eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für sämtliche Nachrichten und Anhänge zwischen dem Hinweisgeber und dem Hinweisempfänger verwendet.
4. Der Transport sämtlicher Nachrichten und Anhänge erfolgt mittels Transportverschlüsselung (entsprechend BSI TLS1.3).
5. Alle Daten, die auf den Datenbanken der Meldeplattform und des Case Managements liegen, werden verschlüsselt.
6. Regelmäßige IT-Security Audits (Pentests) werden durchgeführt, um die Sicherheit des Systems zu überprüfen.

Gemäß der EU-Whistleblower-Richtlinie sind Organisationen mit einer Belegschaft von 50 oder mehr Mitarbeitern sowie alle rechtlichen Einheiten im öffentlichen Sektor dazu angehalten, ein Whistleblower-System zu etablieren.

HintGuard bietet eine Professional und Premium Variante, die vielfältige Individualisierungsmöglichkeiten bietet. Hierbei können Sie u.a. Ihr eigenes Logo hinterlegen, Ihr Corporate Design umsetzen sowie individuelle Fragebögen generieren.

HintGuard gewährleistet den Schutz der Identität sowie der personenbezogenen Daten der Hinweisgeber mittels eines Verfahrens, das anonyme Meldungen ermöglicht. Die Meldeplattform zeichnet keinerlei personenbezogene Daten von anonymen Hinweisgebern auf. Alle Informationen, die vom Hinweisgeber übermittelt werden, sind durch Transport- und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt.

Die Konformität mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) betrifft nicht nur anonyme Hinweisgeber. Die personenbezogenen Daten von nicht-anonymen Hinweisgebern und Dritten (z.B. beschuldigte Personen) unterliegen ebenfalls den DS-GVO-Vorschriften. Auf technischer Ebene werden auch diese Daten durch Transport- und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt, sowohl in der Meldeplattform als auch im Fallmanagement. Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Löschrichtlinien wird durch regelbasierte Löschprozesse gewährleistet. Eine potenzielle Zwei-Faktor-Authentifizierung bietet zusätzlichen Schutz vor unberechtigtem Zugriff auf personenbezogene Daten über das Backend.

HintGuard kann auf Servern in Rechenzentren bereitgestellt werden, die

• deutschem Rechtskontext unterliegen und sich in Deutschland befinden,
• nach ISO 27001 zertifiziert sind,
• nach ISO 9001 zertifiziert sind.

Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gewährleistet, dass die Betreiber der Rechenzentren keine Einsicht in abgegebene Meldungen erhalten.