IT-Leiter stehen somit vor der Herausforderung eine konkrete Kostenabschätzung innerhalb kürzester Zeit zu erstellen. Stellt sich im Laufe des Carve-Outs heraus, dass die geschätzten Kosten zu niedrig waren, müssen zusätzliche finanzielle Mittel für den IT-Bereich bereitgestellt werden, welche jedoch in anderen Unternehmensbereichen eingeplant und benötigt werden. Setzt man die Kosten für den IT Carve-Out zu hoch an, werden finanzielle Mittel unnötig gebunden.Gleichzeitig muss die Schätzung kurzfristig erstellt werden, um eine Gesamtplanung des Carve-Outs zu ermöglichen. Erfahrungsgemäß gehört der IT Carve-Out jedoch zu den kompliziertesten und langanhaltendsten Prozessen, wodurch oftmals versteckte Kosten erst im Laufe der Separierung zu Tage kommen. Um diese Kosten trotzdem frühzeitig und möglichst akkurat zu bestimmen, können IT-Leiter einige Maßnahmen anwenden und dadurch den Gesamtprozess bestmöglich unterstützen.

IT-Kosten für Carve-Outs in 3 Schritten schätzen

Sich einen Überblick verschaffen

Zu Beginn ist es entscheidend die bestehende Kostenstruktur zu analysieren und diese in einzelne Bereiche zu unterteilen. Hauptkostentreiber innerhalb des IT Carve-Outs sind hier zum einen die monatlichen Kosten des TSA‘s (Transitional Service Agreement) selbst, Lizenzen und sonstige IT-Verträge, das ERP System, weitere Non-ERP Applikationen, die IT-Infrastruktur sowie Hardware und Kosten für Telefonie. In der Praxis zeigt sich, dass Unternehmen hier von einem konsequent geführten Inventar in Verbindung mit den dazugehörigen historischen Daten profitieren. Durch diese erste Analyse können verschiedene Kostenpunkte identifiziert und notwendige Schwerpunkte gesetzt werden.

Definition Soll-Zustand (Baselining)

Nachdem die IT-Leitung sich einen generellen Überblick verschafft hat (Baselining) und somit eine geeignete Ausgangslage generiert worden ist, gilt es zu bestimmen wie die zukünftige IT-Landschaft auszusehen hat. Dies ist unter anderem maßgeblich davon abhängig, welche Art von Deal (z.B. Asset oder Share Deal) vorliegt und ob IT-Komponenten des Käufers übernommen werden oder ob ein sogenannter Green Field Approach vorliegt und die IT-Landschaft vollständig neu aufgebaut werden muss.

Kostenschätzung

Mit der tatsächlichen Kostenschätzung folgt der komplexeste und aufwendigste Teil des Vorgangs. Dies lässt sich am besten bewältigen durch die Kombination einer Bottom-Up bzw. Top-Down Analyse. Die Praxis zeigt, dass die letztliche Schätzung oftmals in der Mitte der beiden Ansätze liegt. Typischerweise werden Kosten nach dem Top-Down Ansatz durch die IT-Leitung geschätzt, wobei häufig auf den umfangreichen Erfahrungsschatz externer Berater zurückgegriffen wird.
Durch die Heterogenität der einzelnen Transaktionen ist das Ergebnis dieser Analyse nur bedingt korrekt und sollte durch eine detaillierte Kostenanalyse nach dem Bottom-Up Prinzip ergänzt werden. Zusätzlich profitieren die Verantwortlichen IT-Leiter innerhalb dieses Ansatzes von weiterem Input der unteren Hierarchie-Level und vermeiden dadurch, dass Kostenpunkte vollständig vergessen werden. Für Themen mit kleinerem Umfang sollte ein pragmatischer Ansatz gewählt werden und die Kosten grob beziffert und verhältnismäßig an die Gesamtschätzung angelehnt werden.
Zusätzlich müssen die notwendigen Personaltage zusammen mit den verantwortlichen Führungskräften für die einzelnen Segmente geschätzt werden. Je nach Größe des Unternehmens und der damit verfügbaren internen Ressourcen müssen ggf. zusätzliche Kosten für externe Spezialisten berücksichtigt werden.
Abschließend sollte in jedem Fall ein Kostenpuffer miteinkalkuliert werden, für den Fall, dass Kosten höher ausfallen als erwartet oder es aber trotzdem zu Kostenpunkten kommt, welche zu Beginn des Carve-Outs nicht erkannt bzw. nicht ersichtlich waren. Dadurch werden Diskussionen vermieden, für den Fall, dass das Budget überschritten wird und weitere Mittel benötigt werden.

Fazit

Die Kostenschätzung eines IT Carve-Outs stellt eine große Herausforderung für IT-Leiter dar, welche durch einige wenige Maßnahmen jedoch gut gemeistert werden kann. Eine erste Schätzung kann bereits nach wenigen Wochen vorgelegt werden. Diese Abschätzung dient gleichzeitig als Basis, um im Folgenden mit weiteren Daten angereichert zu werden und somit letztlich einen verbindlichen Ausblick über die anfallenden Kosten zu geben.