Kunde: NürnbergMesse GmbH
Die NürnbergMesse Group ist eine der 15 größten Messegesellschaften der Welt. Sie setzt sich zusammen aus der NürnbergMesse GmbH sowie deren 15 Tochtergesellschaften und Beteiligungen. Rund 900 Mitarbeiter sind an elf Standorten in Deutschland, Brasilien, China, Indien, Italien, Griechenland, Österreich und den USA für das Unternehmen tätig. Darüber hinaus verfügt die NürnbergMesse Group über ein Netzwerk von Auslandsvertretungen in über 100 Ländern.
Das Portfolio umfasst rund 120 Fachmessen und Kongresse, die sich als Präsenzveranstaltungen und digitale Events auf die fünf Themenfelder Retail & Consumer Goods, Building & Construction, Process Technology, Electronics & Security sowie Social & Public fokussieren. Ihre Veranstaltungen sichern Arbeitsplätze und generieren jährlich Steuereinnahmen und Kaufkrafteffekte in Milliardenhöhe. Das macht die NürnbergMesse zu einem wichtigen Wirtschaftsmotor für die Metropolregion Nürnberg und ganz Deutschland.
Ausgangssituation und Herausforderungen
Ende Oktober 2020 kontaktierte uns die NürnbergMesse mit der Anforderung, sie bei der Ablösung und Umstellung von „Skype4Business“ (basierend auf Microsoft365 Service) auf Microsoft Teams zu unterstützen. Da sie bereits in einem kleinen Geschäftsbereich erste positive Erfahrungen mit Microsoft Teams gemacht hatte, sollte die Umstellung so schnell wie möglich erfolgen.
Man war sich schnell einig, dass vor dem Start der Umstellung auf Microsoft Teams das Thema Microsoft365 ganzheitlich betrachtet werden muss. Um alle Anforderungen und zu erwartenden Herausforderungen im Projekt von Beginn an präzise zu strukturieren, war es essenziell eine klare Roadmap zu definieren und diese in die Strategie mit aufzunehmen.
Im Fokus des Projekts stand daher in einer ersten Phase eine technisch innovative aber auch zeitlich machbare Einführung der wesentlichen Funktionen von Microsoft Teams. Dabei galt es stets im Blick zu behalten, wie die weiteren Services 2021 integriert werden können.
Mit digatus haben wir einen sehr kompetenten Partner gefunden, der uns bei unserem Weg in die Microsoft365 Welt begleitet. Gemeinsam haben wir innerhalb weniger Monate Microsoft Teams mit einigen Zusatzfunktionen eingeführt und damit der NürnbergMesse einen großen Nutzen gebracht. Wir freuen uns, dass digatus uns auch bei unserem weiteren Weg zum Arbeitsplatz der Zukunft unterstützt.
Dirk Zapp – Abteilungsleiter Technologie & Betrieb, NürnbergMesse GmbH
Lösung
Gestartet wurde mit strategischen Workshops, um vor allem die Personen und Prozesse im Unternehmen genauer zu verstehen. Zusätzlich beleuchteten wir durch kurze, effektive Workshop-Serien alle relevanten, bestehenden IT-Infrastrukturen im Unternehmen, um größere Probleme frühzeitig zu erkennen und vor allem vorgelagerte Projektaktivitäten zu definieren.
All diese Erfahrungen und Erkenntnisse wurden in eine erste High-Level-Roadmap (2021-2023) eingearbeitet, welche in die Abschlusspräsentation integriert wurde. Diese Präsentation war die Basis aller weiteren Absprachen zwischen der IT und der Unternehmensorganisation, um von Beginn an ein klares Bild darüber zu geben, wie die Umstellung ablaufen wird und welche Themen mit betrachtet werden sollen.
Im Anschluss an diese vorbereitenden Maßnahmen konnte gezielt die erste Phase begonnen werden, wozu zunächst alle Aktivitäten für eine erfolgreiche Umstellung und Einführung von Microsoft Teams geplant wurden.
Die Umsetzung des Projekts begann im Februar 2021 und wurde auf eine Projektlaufzeit von fünf Monaten angesetzt. Zum Projektbeginn wurden alle notwendigen, initialen Anpassungen durchgeführt, die bereits vor der Umstellung abgeschlossen sein sollten. Somit mussten sowohl die Authentifizierung als auch Themen des Identity Managements sowie Security-Einstellungen überarbeitet und neu definiert werden.
Parallel dazu haben wir den Kunden dabei unterstützt, sämtliche notwendigen Informationen sowie Schulungen und Trainings für die Mitarbeiter vorzubereiten. Vor der unternehmensweiten Umstellung auf Microsoft Teams wurde zunächst in einem kleinen Kreis ein Testlauf durchgeführt. Damit diese Test-User ihre Erfahrungen im späteren Projektverlauf auch an ihre Kolleginnen und Kollegen weitergeben konnten, wurde an dieser Stelle vor allem bei den Trainings sehr viel Wert auf die korrekte Nutzung der Anwendungen gelegt.
Für ein nachhaltiges und strukturiertes Vorgehen in der Umsetzung, wurde ein Drei-Phasen-Modell definiert, welches die Microsoft Teams-Funktionen aktivieren sollte. Des Weiteren galt es sicherzustellen, dass die Mitarbeiter strukturiert und so einfach wie möglich ihre neuen Strukturen verwalten können. Daher haben wir mit unserem Partner ExpertInside ihr Produkt EasyLife365 etabliert, um sowohl die IT Governance als auch die unternehmensspezifischen Anforderungen einfach und mitarbeitergesteuert umzusetzen.
Mitte Juni wurden die drei Phasen der Umstellung gestartet und Mitte Juli konnten bereits alle Mitarbeiter in der neuen Umgebung ihre ersten Erfahrungen sammeln. Durch die intensiven Trainings in der Testphase konnte der Kunde die internen Schulungen in dieser Phase selbstständig durchführen.
Kundennutzen
Bei derartigen Kundenprojekten definieren wir unsere Empfehlungen und Handlungen, als wäre es unser eigenes Unternehmen, damit der Erfolg langfristig bestehen bleibt. Dafür meistern wir die Schnelligkeit der Veränderungen, die organisatorische Umstellungen sowie technische Hürden gemeinsam mit dem Unternehmen und setzen alle notwendigen Schritte mit dem Kunden um.
Aber das wichtigste für uns ist: Die Mitarbeiter des Kunden müssen mitgenommen werden und das nicht nur einmalig im Projekt, sondern auch über eine längere Zeit in der Organisation. Dies erfordert eine intensive Auseinandersetzung mit den Herausforderungen und Strukturen im Unternehmen, bevor neue Technologien sinnvoll eingesetzt werden können.
In diesem Projekt war das Ziel, dass die NürnbergMesse einen möglichst reibungslosen Einstieg in die neuen Technologien etablieren kann. Dies konnte mit einer 4,5-Sterne-Bewertung bei einer internen Umfrage auch erreicht werden, was dazu führt, dass weitere Schritte in Richtung neuer und flexibler Technologien in einer weiteren Phase gestartet werden können.
Durch die strukturierte Einführung konnten zudem erste spezielle, geschäftsbezogene Anforderungen angegangen werden, welche gerade während der Pandemie eine wesentliche Rolle spielen, um schneller neue Ideen und Konzepte zu organisieren und zu positionieren.
