Was ist Baselining?
In jedem M&A Projekt ist es notwendig, ein detailliertes Konzept für die geplante Trennung oder Integration eines Unternehmensteils zu erstellen. Bevor man jedoch in einem Konzept festlegen kann, wie die Umsetzung konkret erfolgen soll, stellt sich die Frage, was genau man eigentlich trennt bzw. zusammenführt. An dieser Stelle setzt das Baselining an. Es handelt sich (im digatus Fokus) dabei um eine Abfrage der genutzten IT des betroffenen Unternehmensteils für eine umfassende Bestandsaufnahme sämtlicher, für das Projekt relevanter, Bereiche. Dazu zählen insbesondere IT-Infrastrukturen und IT-Applikationen sowie Lizenzen und Verträge.
Baselining ist abzugrenzen von Due Diligence. Dabei handelt es sich um eine definierte Phase im übergeordneten M&A Prozess, in der es um eine erste Bewertung des zu kaufenden bzw. verkaufenden Unternehmens geht. Auch hier wird die Ausgangslage der IT analysiert, allerdings entspricht Due Diligence eher einer Risikoprüfung, bei der es darum geht, den Einfluss auf den Verkaufs- bzw. Kaufpreis zu ermitteln. Beim Baselining geht es konkret um die Erfassung des Bestandes der notwendig ist, um darauf eine Planung für die Separierung oder Integration aufzusetzen.
Wie läuft Baselining üblicherweise?
Wie das Baselining abläuft, variiert grundsätzlich je nach Struktur und Größe eines Unternehmens. Allgemein lassen sich jedoch drei grundlegende Prozess-Schritte definieren:
Baselining in drei Schritten
1. Datensammlung
Im ersten Schritt werden sämtliche Informationen zusammengetragen. Dazu werden zunächst bereits vorhandene Datenbestände genutzt, wie zum Beispiel Applikationsdatenbanken. Meist sind diese Informationsquellen allerdings noch nicht ausreichend oder unvollständig. Deshalb erfolgt anschließend die Befragung der IT-Abteilung, um detailliertere und spezifischere Informationen zu erhalten. Die Betonung liegt dabei auf der Erfassung des Status Quo: Was wird heute tatsächlich genutzt, abseits von zukünftigen Planungen? Um den rein technischen Datenquellen die notwendige Authentizität zu verleihen und die weiteren Planungen abzusichern, muss zu guter Letzt unbedingt das Business befragt werden. Die Nutzer der Systeme und die Betroffenen der M&A Aktivität haben das letzte Wort.
2. Qualitätssicherung und Bewertung
Nach der Informationssammlung erfolgt eine Qualitätssicherung und die Daten werden in Zusammenhang gebracht und bewertet. Dabei wird der Datenbestand um Fehler bereinigt, um fehlende Informationen ergänzt und die vorhandenen Daten bewertet und konsolidiert, so dass der weiteren Planung eine relevante Datenbasis zugrunde liegt.
3. Aufbereitung und Kommunikation der Daten
Im nächsten Schritt werden die ermittelten Daten aufbereitet und übersichtlich dargestellt, oftmals auch in grafischer Form. Dadurch wird zum Beispiel deutlich, wie viele Applikationen vorhanden sind und auf welche Business-Abteilungen sie sich verteilen. Das verschafft einen gezielten Überblick der aktuellen Situation, welcher dann an die Stakeholder kommuniziert werden kann.
Welche Herausforderungen gilt es zu bewältigen?
Auch die Phase des Baselining unterliegt dem üblichen Zeitdruck in Projekten, wobei sie je nach Unternehmensgröße bis zu acht Wochen in Anspruch nehmen kann. Gerade in großen Konzernen sind nicht immer alle nötigen Ansprechpartner bekannt und das vorhandene Wissen ist auf viele Köpfe verteilt. Es gilt also, sämtliche dezentrale Daten zunächst zu erfassen und anschließend zusammenzuführen.
Vorhandene Datenbestände sind meist sehr technisch orientiert und auf die bestehende Organisation zugeschnitten, weshalb die Relevanz für das Projekt zu hinterfragen ist. In einem Carve-out-Szenario ist es daher schwierig, zu identifizieren, welche Daten genau zu dem betroffenen Unternehmensteil gehören. Außerdem stellt sich bei bestehenden Datensätzen die Frage, wie gut sie gepflegt wurden – in großen Konzernen ist es hierbei wahrscheinlicher, dass umfangreiche Datenbestände vorhanden sind.
IT-Abteilungen wissen natürlich, welche Applikationen und Systeme sie betreiben. Allerdings wissen sie nicht unbedingt, wie diese in der Praxis aktiv genutzt und eingesetzt werden. Ein weiterer Faktor ist der direkte Einkauf von IT durch das Business. Möglicherweise kennt die IT also nur einen Teil der betroffenen Geräte und Applikationen.
Die Abfrage im Business wird erschwert durch oft mangelndes IT-Know-how. Dadurch ergeben sich häufig ungenaue und unvollständige Antworten, die nicht auf das gewünschte Ziel ausgerichtet sind. Oftmals überlappen sich die Antworten, da sehr viele Mitarbeiter dieselben Applikationen nutzen.
Die größte Herausforderung im Baselining besteht darin, die Abfrage mit dem laufenden Betrieb zu vereinbaren und diesen möglichst wenig zu beeinträchtigen. Die Datenerfassung ist eine aufwändige Aktivität, für welche der betroffene Geschäftsbereich im Regelfall weder Zeit noch Kapazitäten hat. Dementsprechend ist die allgemeine Feedbackqualität eher gering, wenn man den Mitarbeitern lediglich einen (meist sehr umfangreichen) Fragebogen zum selbstständigen Ausfüllen übergibt. Hinzu kommt die zunehmend globale Verteilung der Mitarbeiter mit steigender Organisationsgröße.
Unsere Lösungsansätze für diese Herausforderungen
Prozessoptimierung
Wir haben gelernt, dass Baselining eine große zusätzliche Belastung für sämtliche Beteiligte darstellt, weshalb es gilt, den Aufwand so gering wie möglich zu halten. Deshalb setzen wir auf eine priorisierte Vorgehensweise, um so schnell wie möglich an alle relevanten Informationen für den nächsten Schritt zu gelangen.
Statt der üblichen Wasserfallmethode setzen wir für einen effizienten Projektverlauf auf eine iterative Herangehensweise und bauen das Baselining von grob nach fein auf. Hierbei konkretisieren wir die gesammelten Informationen in mehreren Schritten. Dadurch kann die Planung bereits parallel zum Baselining stattfinden. Zudem werden zu jedem Zeitpunkt nur die aktuell notwendigen Fragen für die nächsten Schritte gestellt, um die Belastung des Business gering zu halten und die Planung weiter zu beschleunigen.
Bestehende Datenbestände nutzen
Es ist wichtig und durchaus sinnvoll, bestehende Datenbestände zu nutzen und in den Baselining-Prozess einzubinden. Allerdings dienen sie lediglich als Grundlage für die nachfolgende Abfrage in den betroffenen Abteilungen. Auf dieser Basis gilt es also, im ersten Schritt die gesammelten Informationen zu verifizieren und dann entsprechend mit Feedback zu ergänzen.
Feedbackqualität optimieren
Die Feedbackqualität lässt sich erhöhen, indem die Wissens-Abfrage der Mitarbeiter in einen geführten Prozess umgewandelt wird. Durch die persönlichere Gestaltung der Abfrage in Interview-Form oder als Frage-Antwort-Spiel besteht die Möglichkeit, individueller auf die Mitarbeiter einzugehen und somit zielgerichtete Antworten zu erhalten. Unserer Erfahrung nach ist es auch wichtig, die Nutzer dort abzuholen, wo sie aktuell stehen und die Fragen dementsprechend anzupassen.
Effizienzsteigerung durch Tool-Einsatz
Durch den Einsatz intelligenter Tools lässt sich die Effizienz im Baselining deutlich steigern. Der große Aufwand für die Zusammenführung von dezentralen Daten kann so erheblich verringert werden, wodurch weitere Abfragerunden möglich sind und so das iterative Vorgehen erst ermöglicht wird.
