Sollte eine solche Instanz in Ihrem Unternehmen noch nicht eingerichtet sein, wird bereits an dieser Stelle das Bewusstsein geschärft, dass der Geschäftsführer immer voll in der Verantwortung steht, dass sein Unternehmen ausreichend lizenziert ist.Denn ob die Software nun mit Zahlung eines Einmalbetrages käuflich erworben wurde, ein Mietmodell dahintersteht, das jährlich wiederkehrende operative Kosten mit sich bringt oder es sich hierbei lediglich um eine cloudbasierte Nutzungsvereinbarung handelt, der Lifecycle und die Compliancepflicht beginnen genau in diesem Moment.
Zusätzlich verpflichtet sich das Unternehmen häufig auch noch, einen Wartungs- und Softwarepflegevertrag abzuschließen, der neben weiteren Kosten das permanente Aufspielen von Updates und Upgrades beinhaltet.
Gewachsen über einen Zeitraum von nur einem Jahr, kommt ein Zoo von Softwareprodukten und Applikationen zusammen, der bereits in diesem Stadium nicht mehr seriös verwaltet werden kann.
Etablierung eines Lizenzmanagements im Unternehmen
Aus dieser unternehmerischen Verantwortung heraus empfiehlt sich die Installation eines Lizenzmanagements, über das die Beschaffungen von Software, Prüfungen von Lizenzbedingungen, das Kostenmonitoring sowie das Managen von Lizenzierungsmetriken gehandelt wird.
In welcher Intensität diese Funktion etabliert und wahrgenommen wird, kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein.
Kleinen Unternehmen mit übersichtlichen Clients und Softwareprodukten empfiehlt sich hierbei ein einheitlicher Beschaffungsprozess und ein regelmäßiges Reporting von Kosten und einer Softwareübersicht mit den eingekauften Lizenzmengen im stetigen Abgleich zur benötigten Anzahl – Stichwort Lizenzbilanz.
Interessanter wird es dann schon bei mittelgroßen Unternehmen, wo sich neben dem monetären Asset- und Contractmanagement auch ein vertiefter Blick hinter die Kulissen lohnt.
Insbesondere das individuelle Nutzungsverhalten, Lizenzpooling innerhalb des Unternehmens und die richtige Wahl der teilweise sehr unterschiedlich angebotenen Lizenzierungsmetriken können bereits einen erheblichen Impact auf die Wirtschaftlichkeit und Flexibilität der Gesamtorganisation haben.
Dies setzt jedoch weit umfangreichere Prozesse bereits beim Deployment voraus, also der Softwareverteilung und -zuordnung. Mitgelieferte Lizenzkeys müssen an dieser Stelle user- oder devicebezogen eindeutig zugeordnet werden, um ein sogenanntes „Metering“ durchführen zu können. Das Software-Metering liefert somit sämtliche Informationen über das Nutzungsverhalten der jeweiligen Programme und bildet somit die Grundlage zur Analyse aller Nutzungsdaten inklusive der Inventarisierung.
Unterstützung durch den Einsatz von Software Asset Management Tools
Durchaus auch für mittelständische Unternehmen interessant, für Großunternehmen und Konzerne nahezu unerlässlich, ist das professionelle Management unter Zuhilfenahme eines Software Asset Management Tools (SAM-Tool).
Hier gibt es eine große Anzahl an etablierten Herstellern (siehe Gartner Quadrant)
Gartner Magic Quadrant for Software Asset Management Tools (2019)
Eine sorgfältige technische Feinkonzeptionierung auf die jeweiligen Bedürfnisse, sowie die Prüfung auf Herz und Nieren während eines Proof of Concepts sind hierbei grundlegende Voraussetzung.
Ferner sollte bei der Entscheidung, neben den üblichen wirtschaftlichen und fachlichen Faktoren, dringend über den Tellerrand hinausgeschaut werden. Projektplanung und -realisierung durch den Hersteller weisen häufig Unzulänglichkeiten beim Support während der Migration der Daten aus Altsystemen auf. Die hinterlegten Standardkataloge von Herstellern im Tool inklusive der voreingestellten Metriken bilden ein besonderes Qualitätsmerkmal und auch die Produkt-Roadmap der nächsten Releases sollte eine entscheidende Betrachtung erfahren.
Angestrebt wird eine langfristige und vor allem partnerschaftliche Geschäftsbeziehung mit dem Hersteller.
Automatisch (wahlweise auch täglich) generierte Bestandanalysen unter Berücksichtigung der herstellerseitigen Lizenzmetriken, ermöglichen dem Lizenzmanager ad hoc darauf zu reagieren und Lizenzen
- anderweitig zu verteilen
- zu kündigen
- nachzubestellen
- Metrikmodelle zu ändern
Auch bei der Ermittlung der von einigen Softwareherstellern geforderten True Up-Meldungen, sprich Mengenveränderungen im Laufe einer Abrechnungsperiode, erleichtert dieses Tool die Arbeit des Lizenzmanagers erheblich.
Im nachfolgenden Bild ist veranschaulicht, welch vielseitige Schnittstellen zu anderen Tools, Servern und Datenbanken hergestellt und stabilisiert werden müssen.
Übersicht der Schnittstellen des Software Asset Management Tools
Bidirektionale Datenströme ermöglichen eine Zuverlässigkeit und Sicherheit im Hinblick auf „Compliance“ und der Belastbarkeit von Zahlen, Reports und Analysen aus dem SAM Tool und stellen eine perfekte Grundlage für die Vorbereitung auf ein reibungsloses Lieferantenaudit dar.
Fazit
Für welchen Weg sich Ihr Unternehmen im Umgang mit dem Thema Lizenzmanagement auch immer entscheidet, unter dem Strich bleibt die Sensibilität und Aufmerksamkeit hoch zu halten, um einer Compliance-gerechten Lizenzierung jederzeit zu entsprechen und stets in der Lage zu sein, in diesem Umfeld wirtschaftliche Entscheidungen zu treffen.
