Kunde: Hellanor AS (später NDS Group AS)
Im November 2018 übernahm die AURELIUS Equity Opportunities SE & Co KGaA die Hellanor AS, den zweitgrößten Automotive-Ersatzteile Lieferanten in Norwegen. Aus dieser Ausgliederung aus der Hella Gruppe ging die neue Firma NDS Group AS hervor.Hellanor beliefert mit rund 250 Angestellten seine Kunden, unter anderem Werkstätten, regionale Großhändler und Automobilhändler, mit Ersatzteilen aus seinem Zentrallager in Skytta und 19 Filialen Norwegen-weit. Darüber hinaus bietet Hellanor Werkstatt-Konzepte unter der hauseigenen Marke Automester an, sowie Konzepte für Drittkunden wie z. B. Bosch Car Service. Im Geschäftsbereich „Automateriell“ vertreibt Hellanor Werkstattausrüstungen von führenden Equipment-Herstellern wie JohnBean und MAHA.
Ausgangssituation und Herausforderung
Im Zuge der Loslösung aus der Hella IT-Infrastruktur galt es etwa 250 User an 19 Standorten in Norwegen in eine neue IT-Landschaft zu migrieren, sowie das ERP-System und alle Applikationen zu separieren. Um dies erfolgreich umzusetzen und die lokale IT im Hauptsitz zu entlasten, musste ein detaillierter und umfassender Projektplan erstellt und dieser gezielt mit einem vollumfänglichen Projektmanagement umgesetzt werden. Zu Beginn des Projektes wurde im Rahmen eines Ausschreibungsprozesses ein verlässlicher IT-Dienstleister vor Ort gesucht. Der neue Partner hatte die Aufgabe eine komplett neue IT-Infrastruktur aufzubauen, das alte SAP-System, welches schon länger nicht mehr von SAP unterstützt wird, zu migrieren, sowie bei der Separierung aller Applikationen zu unterstützen.
In Bezug auf SAP war es aus verschiedenen Gründen nicht möglich, einen sogenannten „Greenfield approach“ (Neueinführung eines aktuellen SAP-Systems inklusive Prozess-Redesign) anzuwenden. Stattdessen wurde entschieden, das Alt-System zu kopieren und in der neuen Umgebung wieder aufzubauen. In einem zweiten Schritt, nach Abschluss der Carve-Out Phase, wird dann das SAP-System auf den neuesten Stand gebracht.
Aufgrund der Komplexität der IT-Landschaft mit der engen Verzahnung in den Onlineshop und die Logistikzentren, hat sich das Projektteam gegen einen Big-Bang Migrationsansatz und für eine phasenweise Trennung von Hella entschieden. Dabei wurde im ersten Schritt die IT-Infrastruktur von Hella separiert. Dies bedeutet: alle Standorte wurden neu angebunden, die Backoffice Infrastruktur eingerichtet, neue Drucker ausgerollt und das Netzwerk an den Standorten parallel zur bestehenden Infrastruktur neu aufgebaut. Schließlich wurden die neuen PCs an alle User verschickt und von diesen selbst in Betrieb genommen. Da der Microsoft Cloudclient zum Einsatz kam, war dies problemlos für jeden Anwender möglich. Sogar Installationen im Homeoffice konnten fehlerfrei durchgeführt werden.
In einem zweiten Schritt wurden dann alle Applikationen neu aufgesetzt und die zugehörigen Daten migriert. In einigen Fällen wurden die alten Anwendungen durch alternative Lösungen z.B. Cloud-Services abgelöst.
Als letzter Schritt wurde das SAP-System und dessen Interfaces umgestellt. Die größte Herausforderung hier war die enge Verzahnung nahezu aller Anwendungen mit dem ERP System. Des Weiteren mussten alle Schnittstellen neu entwickelt und getestet werden. Da es sich größtenteils um Schnittstellen zu externen Partnern handelt, wurde hier besonders auf ein professionelles Testmanagement in Form eines zusätzlichen Testmanagers wertgelegt, der die Koordination mit allen internen und externen Beteiligten übernahm.
Eine große Hilfe in diesem Projekt war die hilfsbereite Muttergesellschaft, die tatkräftig dabei unterstützte die Migration so reibungslos wie möglich durchzuführen. Durch die enge und effiziente Zusammenarbeit aller Beteiligten, gelang es dann das SAP-System, sowie alle Applikationen im gesetzten Zeitraum eines Jahres in die neue IT Landschaft zu migrieren.
„Der Carve-Out von Hellanor aus der Hella Gruppe war eine anspruchsvolle Aufgabe auf verschiedenen Ebenen. Gerade in der Automobil-Ersatzteil-Distribution ist die Lieferperformance entscheidend und es gibt keinen Spielraum für Fehler, wenn es um Prozesssicherheit und Effizienz geht. Daher war eine gut funktionierende, ununterbrochene IT-Infrastruktur für uns eine Priorität. digatus als unser Partner war ein großer Gewinn für das Carve-Out Projekt und wir schätzten das transparente Projektmanagement und die gute Zusammenarbeit mit unserem eigenen Team sowie den lokalen Partnern sehr. Das Projekt rechtzeitig und im Rahmen des Budgets abzuliefern, war eine große Leistung des digatus-Teams, für die wir sehr dankbar sind.“
Janno Gröne“ – Associate Operating Partner Aurelius & CEO NDS Group AS
Lösung
Im Rahmen des Carve-Out Projekts koordinierte digatus die Separierung der IT-Infrastruktur von der abgebenden Einheit bis hin zu einer vollständigen Eigenständigkeit der NDS. Dies beinhaltete die Migration der gesamten IT-Infrastruktur inklusive des SAP-Systems. Auch die Umstellung der Applikationen zählte zu diesen Aufgaben, wie beispielsweise die Reporting-, Bestell- und Kommunikationssysteme sowie die Schnittstellen zwischen den Systemen.
Weiterhin wurde die Auswahl der zukünftigen Dienstleister in einem Request for Proposal Prozess begleitet und die anschließende Vertragsgestaltung mit den ausgewählten Parteien ausgesteuert. Im Zuge des Carve-Outs wurde außerdem die IT-Abteilung neu strukturiert, die IT-Infrastruktur Services an einen Dienstleister ausgegliedert und der zukünftige Fokus auf interne Applikations- und SAP-Betreuung und -Entwicklung gelegt.
Kundennutzen
Während der durchgeführten Separierung der IT-Infrastruktur profitierte NDS von einem durchwegs klaren Projektmanagement bei voller Kostentransparenz. Mit dem erfolgreichen Abschluss des IT Carve-Out Projekts erfährt die neu entstandene Einheit eine Entlastung des Personals durch die einheitliche und schlanke Gestaltung der Prozesse und Systeme.
Durch die Auswahl eines norwegischen IT-Serviceproviders konnte durch den neueingerichteten, lokalen Servicedesk die Effizienz und Zufriedenheit der Mitarbeiter gesteigert werden. Des Weiteren wurde eine Kosteneinsparung von knapp 8% gegenüber den bisherigen Betriebskosten erzielt. Nun kann sich NDS weiter auf die erfolgreiche Neuausrichtung fokussieren, bei gesteigerter Stabilität und Produktivität der Systeme.
