Als größte Herausforderung für Unternehmen wurde im vorherigen Artikel die reibungslose Eingliederung der Datensammlung in den laufenden Betrieb identifiziert. Da es sich beim Baselining um eine zeitintensive und aufwendige Aktivität handelt, welche in den entsprechenden Bereichen meist zu Kapazitätsengpässen führt, sind die Motivation und die Feedbackqualität der Mitarbeiter in der Regel eher mäßig. Die schlechte Datenqualität hat letztendlich zur Folge, dass die Auswertung der Daten erschwert wird und Ergebnisse nicht vollständig oder gar fehlerhaft sind.

Um uns dieser Herausforderung zu stellen, setzen wir bei digatus auf eine toolgestützte Lösung. Der Einsatz intelligenter Tools führt zu einer deutlichen Effizienzsteigerung während der Datensammlung und -auswertung. Zusätzlich erhöht sich die Qualität der gesammelten Daten, was im Zusammenspiel die Erfolgschancen eines M&A-Projekts positiv beeinflusst.

Wie lässt sich ein individuelles Base­lining in einer IT-Lösung abbilden?

Typischerweise werden im Baselining-Prozess zwei unterschiedliche Herangehensweisen praktiziert: Zum einen der Einsatz von Standard-Onlinefragebögen, zum anderen individuelle, konfigurierbare Datensammlungsbögen via Excel.

Eine toolgestützte Lösung ermöglicht die Kombination beider Methoden, was zu einer Addition der Vorteile beider Ansätze führt. Durch frei konfigurierbare Fragebögen kann die Individualität jedes Projektes sichergestellt werden. Somit ist gewährleistet, dass das Baselining-Assessment auch wirklich speziell auf den jeweiligen Kunden zugeschnitten ist. Zusätzlich ermöglicht der Tool-Einsatz, Logiken für und zwischen den Fragen einzustellen, um die Datenqualität noch weiter zu erhöhen. Die Onlinebefragung bildet den Baselining-Prozess in einer betont kollaborativen Weise und in Echtzeit ab.

Vorteile durch toolgestütztes Baselining

1. Harmonisierung und Aggregierung der Daten

Kunden haben die Möglichkeit, vorgegebene Fragetypen, Antwortmöglichkeiten und Datentypen selbst zu konfigurieren. Dadurch lassen sich die gesammelten Daten anschließend leichter harmonisieren. Während es bei Excel möglich ist, Fragen zu verschieben, Datentypen zu ignorieren und Antwortmöglichkeiten zu überschreiben, können derartige Fehlerquellen durch den Tool-Einsatz minimiert werden. Durch die Definition von Pflichtfeldern kann darüber hinaus garantiert werden, dass die wichtigsten Informationen auch abgeliefert werden.

2. Real-Time Informationen und Kollaboration

Alle Beteiligten können in Echtzeit auf den aktuellsten Informationsstand zugreifen und im Tool kollaborativ arbeiten. Für das Management bedeutet dies, dass der Baselining-Prozess transparenter und somit vor allem besser einschätzbar wird.

Durchschnittlich zu erwartende Effizienzsteigerung durch gezielten Tool-Einsatz im Baselining-Prozess

3. Analyse und Reports

Durch eine Reporting-Engine ist es jederzeit möglich, sich den aktuellen Baselining-Überblick auf seinem Dashboard anzeigen zu lassen. Gerade aus Management-Perspektive bringt dieses Feature einen großen Mehrwert, da das Reporting bei Excel-Lösungen niemals in Echtzeit verfügbar war. Nicht nur Standard-Reports über den Prozess-Status sind möglich, sondern auch Aussagen zum Datenfüllgrad und zur Datenqualität lassen sich treffen. Darüber hinaus können sich Mitarbeiter persönliche Reports zusammenstellen, die auf einzelne Fragen referenzieren. Dies erhöht nicht nur die Transparenz auf Top-Management Ebene, sondern zeigt auch Abteilungs-/Bereichsleitern den aktuellen Stand ihres Verantwortungsbereichs.

4. Erhöhte Prozessgeschwindigkeit

Baselining-Projekte in M&A-Szenarien unterliegen traditionell einem hohen Zeitdruck. Durch den Einsatz eines Tools ist es möglich, die Geschwindigkeit zu erhöhen. Für die Baselining-Fragebögen ist ein Workflow hinterlegt, der iterative Prozesse und Abstimmungen erleichtert und somit lange Offline-Schleifen vermeidet.

Fazit

Aufgrund unserer langjährigen Projekterfahrung, kommen wir zu der Einschätzung, dass ein sauberer Baselining-Prozess den Grundstein eines jeden erfolgreichen M&A-Szenarios bildet und damit einen kritischen Erfolgsfaktor darstellt. Eine hohe Datenqualität sowie die umfassenden Analysemöglichkeiten durch effizientes, toolgestütztes Baselining erleichtern die darauffolgenden Prozessschritte in M&A-Szenarien erheblich.