Laut Definition ist ein Projekt ein temporäres Bemühen, mit dem Ziel, ein einzigartiges Produkt oder Service zu erstellen. Die Aufgabe des Projektmanagers ist dabei die Planung, Organisation und Steuerung dieser Projekte. Es gibt grundlegende Unterschiede in der Natur von Projekten. Während sich Projekte in der Fertigung oder Produktentwicklung häufig durch sehr stringente Planung charakterisieren, neigen sie in der Managementberatung dazu, etwas unstrukturierter abzulaufen.

Der Bedarf für gutes Projektmanagement wird offensichtlich, wenn man sieht, dass noch immer 30% der Projekte ihre ursprünglichen Ziele verfehlen und 40% ihr Budget sprengen. Besonders schlecht schneiden IT-Projekte ab. Das durchschnittliche IT-Projekt läuft 27% über Budget. Außerordentlich kritisch ist, dass sich sogar jedes sechste IT-Projekt zu einem „black swan“ entwickelt, indem es 200% teurer und 70% langsamer als geplant fertiggestellt wird.

Ein Lichtblick ist, dass sich der Fokus auf Projektmanagement auszuzahlen scheint. Die Quoten haben sich stetig über die letzten Jahre verbessert. Wesentlicher Grund für diesen Trend ist die Zusammenführung von Erkenntnissen aus der Theorie (Forschung) und der Praxis. Die Ergebnisse aus Forschung und Praxis werden von Einrichtungen, wie dem Project Management Institute (PMI), in einem Standard zusammengefasst. Sie liefern eine Grundlage und Leitfaden für gutes Projektmanagement.

Bei der Frage, was ein Projektmanager können sollte, konzentrieren sich diese Standards schon lange nicht mehr auf nur rein technische bzw. methodische Kompetenzen. Vielmehr teilen sie die Fähigkeiten eines Projektmanagers in drei Kategorien ein. Laut dem Project Management Body of Knowledge (PMBOK) benötigen gute Projektmanager neben technischem Projektmanagement Know-how auch Kompetenzen im Bereich Führung sowie Wissen im Strategie- und Geschäftsmanagement. Was bedeuten diese Punkte aber überhaupt und wie wichtig sind sie?

Technisches Projektmanagement

Unter technischem Projektmanagement versteht man das benötigte Wissen, die Fähigkeiten und Verhaltensweisen, um die Rolle des Projektmanagers ausführen zu können. Sie sind die Grundlage, die ein Projektmanager beherrschen muss, um erfolgreich sein zu können. In unserer immer komplexer werdenden und zunehmend wettbewerbsorientierten Welt ist technisches Projektmanagement die Grundlage, aber eben auch nicht mehr als die Grundlage. Es wird immer wichtiger, als Projektmanager verschiedene andere Eigenschaften zu besitzen.

Leadership

Eine dieser Eigenschaften ist Leadership. Sie beschreibt die Fähigkeit zu führen, zu motivieren und zu lenken. Dahinter verbergen sich verschiedene Soft-Skills, wie Verhandlungsfähigkeit, Kommunikation, Problemlösungskompetenz sowie andere zwischenmenschliche Fähigkeiten. Diese Entwicklung ist wenig überraschend, wenn man bedenkt, dass Projektmanagement mehr bedeutet als einfach nur Zahlen, Tabellen und Diagramme. Daher ordnet unser Team diese Eigenschaft im Rahmen unserer internen Befragung auch als das wichtigste Erfolgskriterium eines Projektmanagers ein.

Strategie- und Geschäftsmanagement

Die letzte, aber nicht weniger wichtige Eigenschaft ist Strategie- und Geschäftsmanagement. Ein guter Projektleiter hat nicht nur die Grundlagen des Projektmanagements zu beherrschen und darüber hinaus noch eine Führungspersönlichkeit zu sein, er hat außerdem ein gutes Verständnis über die Strategie sowie das Geschäftsmodell des Projekts bzw. des Kunden. Er ist in der Lage Ereignisse im Projekt dementsprechend einzuordnen und das große Ganze im Blick zu behalten. Dieses Wissen oder diese Fähigkeit wird oftmals auch als Domainexpertise bezeichnet und ist der dritte Baustein eines guten Projektmanagers.

Interne Umfrage

Da wir in unserem Beratungsalltag häufig auf Projektbasis arbeiten, haben wir unsere Mitarbeiter zum Thema „Was zeichnet einen guten Projektmanager aus?“ befragt, um die theoretischen Erkenntnisse mit den Erfahrungswerten aus der eigenen Praxis abzugleichen.
Anhand der Fragestellung ergaben sich drei wesentliche Kategorien. Diese sind (Selbst-)Management-Fähigkeiten, Methodenkompetenz und Leadership-Qualitäten. Die nachfolgende Tabelle zeigt, welche spezifischen Fähigkeiten unserer Meinung nach zu den jeweiligen Überkategorien gehören.

Den Umfragewerten zu Folge, sind Fähigkeiten im Bereich Management unabdinglich, um als Projektmanager erfolgreich und anerkannt zu werden. Nicht zu vernachlässigen sind die Kompetenzen im Bereich Leadership. Gerade in komplexen Projekten müssen Projektmanager einen kühlen Kopf bewahren, die Beziehung zu den Stakeholdern aufrechterhalten und das Projektteam auf Kurs halten, um das gemeinsame Ziel zu erreichen. Der Bereich Methodenkompetenz wurde in unserer Befragung am seltensten genannt. Aus unserer Sicht stellen Kompetenzen in methodischer und fachlich/geschäftlicher Hinsicht jedoch die Basis für einen guten Projektmanager dar. Vergleicht man nun die Ergebnisse einer Studie (The project manager core competencies to project success – International Journal of Managing Projects in Business), wird deutlich, dass unsere Umfrage zur Bestätigung der Theorie beiträgt.

The project manager core competencies to project success – International Journal of Managing Projects in Business

Das Skill-Set eines guten und erfolgreichen Projektmanagers wird in der heutigen Zeit natürlich von den richtigen Technologien unterstützt. Als Microsoft Partner setzen wir hier unter anderem auf bekannte Applikationen wie MS Teams, Planner und Projects. Aber auch andere Applikationen wie Teamwork und Jira/Confluence werden genutzt, um Projekte strukturiert und erfolgreich zu managen. Die Vorteile liegen auf der Hand. Gemeinschaftliches Arbeiten an Dokumenten und Dateien, um zu vermeiden, dass unstrukturiert verschiedene Arbeitsstände hin und her geschickt werden. Eben eine single source of truth. Außerdem wird die Transparenz erhöht, unnötiger E-Mail-Verkehr vermieden und dazu ist jedes Teammitglied immer auf dem neuesten Stand.

Fazit

Fachwissen und Methodenkompetenz stellen selbstverständlich die Basis dar, um im Geschäftsumfeld Projekte erfolgreich zu managen. Ein guter Projektmanager zeichnet sich allerdings vorrangig durch Managementfähigkeiten und Leadership-Qualitäten aus. Hierzu gehören eine gewisse Gelassenheit und ein gewisses Maß an Selbstsicherheit. Das impliziert, dass ein guter Projektmanager bereits viel Erfahrung gesammelt hat und dementsprechend Routine mitbringt. Mit dem richtigen Maß an Kommunikation rundet er sein Profil ab. Natürlich wird einem dieses komplette Paket nicht einfach in die Wiege gelegt. Daher arbeiten wir mit allen Mitarbeitern kontinuierlich daran, durch interne Fort- und Weiterbildungen sowie Zertifizierungen täglich ein Stück besser zu werden.