Ausgangssituation und Herausforderung
Der Grundstein für die Transition der ersten IT Services in die Microsoft 365 Umgebung wurde beim Kunden bereits 2018 gelegt. Hier konnten in den letzten zwei Jahren bereits erste Erfahrungen in kleinen Projekten gesammelt werden, welche auch in den konzernweiten Rollouts berücksichtigt werden sollten.Parallel dazu wurde ein Projekt zum Aufbau eines komplett neuen Mitarbeiterportals auf der Basis von SharePoint Online gestartet, welches die zentrale Plattform für Unternehmenskommunikation und Zusammenarbeit bilden sollte. Für das Projekt war eine der wichtigsten Herausforderungen hier zeitlich schnell, aber auch technologisch nachhaltig die notwendigen Grundbausteine zu definieren und zu implementieren.
Besonders komplex stellten sich die notwendigen Anpassungen in Bezug auf Sicherheit (Conditional Access, Multi-Factor Authentication, Data-loss Prevention und Information Protection), Management der Microsoft Cloud Lizenzen und Transition Konzept (Automatisierung, Governance) sowie dem Lifecycle Management dar. Eine besondere Bedeutung kam dabei vor allem dem mit einer solchen Veränderung einhergehenden kulturellen Wandel – also dem „Management of Change“ – zu.
Technisch sollten wir bei allen Entscheidungen und Konzepten zur Microsoft 365 Gesamtplattform sowie speziell auch im Bereich E-Mail unterstützen.
Lösung
Unser Consulting Team unterstützte hier von Beginn an bei der Konzeptionierung, der Auswahl der Technologiebausteine und deren geeigneter Ausbaustufe. Im Angesicht des vorherrschenden Zeitdrucks konnten wir durch die Erfahrung aus unseren bisherigen Projekten einen „Quick-Health-Check“ durchführen. Dieser identifizierte die wichtigsten Aktivitäten, um das eigene Projekt, aber auch das Mitarbeiterportal Projekt mit den notwendigen Voraussetzungen auszustatten.
Im weiteren Verlauf unterstützten wir bei der Definition der Microsoft 365 Services als auch der Azure Cloud Computing Funktionen, die vor allem für die Verhandlungen der Lizenzen und für die Absprachen mit der IT Security Abteilung notwendig waren. Um hier ein besseres Verständnis zu erreichen, hat unsere Consulting Einheit aktiv in einer Test-Umgebung die zukünftigen Funktionen nachgestellt.
Nach der Auswahl des zukünftigen IT-Providers half unser Consulting Team dabei, die notwendigen Informationen, Entscheidungen und Empfehlungen mit dem Provider umzusetzen.
Im Frühjahr 2019 erstellten wir erfolgreich die Transitionplanung und Konzepte, die vor allem auf einen automatischen und komplett reibungslosen Ablauf ausgerichtet waren. Hier konnten wir bewährte Best Practice Ansätze nutzen, um dem Unternehmen einen stabilen und etablierten Prozess zu empfehlen.
Im Sommer 2019 konnten dann die ersten Benutzer mit dem Prozess migriert werden, so dass eine Schlagzahl von 2.500 Benutzern pro Woche simuliert und erfolgreich für den Rollout getestet werden konnte.
Im August 2019 übergaben wir dann die mit dem IT-Provider weltweit abgestimmte Planung und konnten somit erfolgreich den Rollout übergeben, der von dem Unternehmen selbst ausgesteuert und betreut wird.
Kundennutzen
Wir setzen auf ein strukturiertes Vorgehen: Von der Unterstützung der Vision/Strategie über einen Health Check, der Konzepterstellung, dem Projektsetup, der Transitionplanung bis hin zu Anpassungen im Service Management.
Hier profitiert der Kunde von den Erfahrungen aus vergleichbaren Projekten und kann sich vor allem auf das technische Know-how verlassen, um die für ihn angepasste Lösung zukunftsorientiert implementieren zu können.
Durch unsere unabhängige Position können wir dem Kunden die für ihn sinnvollen Funktionen und deren Nutzen empfehlen, unabhängig von Lizenzkosten oder Umsätzen.
