Ausgangssituation und Herausforderung
Die Kirchen in Deutschland unterliegen einem dramatischen Wandel, der auch vor dem zentralen Ort der Verwaltung und des Kontaktes mit der Pfarrgemeinde nicht Halt macht: dem örtlichen Pfarrbüro. Weniger Pfarrsekretärinnen, Seelsorgerinnen und Seelsorger müssen sich um immer mehr Gemeinden kümmern. Die Öffnungszeiten der Pfarrbüros schrumpfen manchmal auf wenige Stunden pro Woche, wohingegen die Zahl der Arbeitsstätten für manche Mitarbeiter deutlich zunimmt.
Der Ruf nach angemessener Ausstattung mit mobilen Endgeräten nimmt verständlicherweise in dieser Situation zu. Aber die Kosten der Anschaffung und des Unterhalts von Mobiltelefonen und Laptops sind nicht zu unterschätzen.
Auf der Plusseite steht hingegen eine bessere Erreichbarkeit, die Möglichkeit, auch von unterwegs auf Dokumente zugreifen zu können, und auch die Option, das eine oder andere selten genutzte Pfarrbüro einer anderen Nutzung zuzuführen oder zu veräußern. Damit lassen sich zum Beispiel erhebliche Instandhaltungskosten in der Zukunft sparen.
„In der digitalen Gesellschaft brauchen wir neue Formen der Kommunikation und Zusammenarbeit mit den Gläubigen. Dazu gehört auch mobiles Arbeiten in Seelsorge und Verwaltung. Das kostet natürlich erst einmal Geld. Aber langfristig können wir effektiver arbeiten und uns in den Gemeinden besser vernetzen. Das Bistum Würzburg geht deshalb konsequent diesen Weg. Das gemeinsame Projekt mit digatus hat uns die Argumente für unsere Entscheidung geliefert.“
Diakon Dr. Martin Faatz – Stv. Leiter der Hauptabteilung I, Bistum Würzburg
Projekt
Im Rahmen eines Projektes mit Studierenden der Technischen Universität München hat digatus mit dem Bistum Würzburg zwei Analysetools entwickelt. Diese ermöglichen es, die Kosten und den Nutzen mobiler Endgeräte für die Pfarrbüros zu ermitteln und ihre Amortisation zu kalkulieren. Die Vorgehensweise ist im Folgenden beschrieben:
Der Prozessverlauf im Überblick
Das erste der beiden Analysetools ist für die Betrachtung einer einzelnen Pfarreiengemeinschaft (PG) geeignet, also für den im Bistum Würzburg so bezeichneten seelsorgerischen Zusammenschluss mehrerer Pfarreien.
Im Fokus der Betrachtung lagen die durch den Einsatz mobiler Geräte zusätzlich entstehenden IT-Kosten und gleichzeitig die damit verbunden Einsparungspotentiale insbesondere bei den Raumkosten. Folgende Kosten und Nutzen wurden dabei betrachtet:
IT-Kosten und damit verbundene Einsparungspotentiale
Das Tool ermöglicht eine Vielzahl an flexiblen Eingaben und kann daher individuell an die Bedürfnisse der jeweiligen Pfarreiengemeinschaft angepasst werden. Als Ergebnis werden die laufenden Kosten, die Investitionskosten sowie eine Amortisationsrechnung im Vergleich zur Ausgangssituation dargestellt.
Darüber hinaus erstellten die Studentinnen ein zweites Berechnungstool: dieses nahm die mehr als 300 Pfarrbüros aller Pfarreiengemeinschaften des Bistums in den Fokus.
Als Grundlage diente eine von den Studentinnen selbst erstellte Datenbank, in der relevante Informationen bezüglich der Pfarreiengemeinschaften und der zugehörigen Pfarrbüros erfasst wurden. Dann wurde anhand der Öffnungszeiten, der Anzahl der Arbeitsplätze und der noch vorhandenen weiteren Pfarrbüros in der Pfarreiengemeinschaft abgeschätzt, auf wie viele Pfarrbüros zukünftig verzichtet werden könnte und welche Einsparungspotentiale sich daraus insbesondere bei den Gebäudekosten ergeben könnten.
Vergleich zum Einsatz mobiler Geräte
Dass die Seelsorger und Beschäftigten im Pfarrbüro damit zukünftig auf zeitgemäße Weise mit den Gemeindemitgliedern und Ehrenamtlichen kommunizieren können, wurde bei der Betrachtung nicht ignoriert. Um dies zu quantifizieren, würde es jedoch einer umfangreichen Prozessanalyse bedürfen, was im Rahmen dieses Projektes nicht möglich war.
Zweifellos aber ist die Ausstattung der Pfarreien mit mobilen Geräten eine Grundbedingung, um in den nächsten Jahren mit dem digitalen Wandel Schritt zu halten und jüngere Menschen als Mitarbeitende oder engagierte Gemeindemitglieder zu gewinnen.
Weitere Vorteile, die sich aus der Einführung mobiler Geräte für die Mitarbeiter in den Pfarreiengemeinschaften ergeben
Ergebnis
Die Kosten mobiler Geräte werden durch die Auswahl der Geräte stark beeinflusst, so sind Tablets sicherlich deutlich günstiger als Laptops, da auch der Support weniger aufwändig ist. Eine anwendergerechte Konfiguration und ausreichendes Training spielen ebenfalls eine Rolle.
Demgegenüber stehen hohe Einsparungspotentiale durch den Wegfall wenig genutzter Pfarrbüros mit hohen Instandhaltungskosten oder Sanierungsbedarf.
Da Pfarrbüros jedoch oft Teil eines Gebäudes sind, das auch anderweitig genutzt wird (z.B. Teil eines Pfarrheims oder Pfarrhauses), muss die Situation vor Ort insgesamt in den Blick genommen werden.
Die Visualisierungen zeigen die gegenwärtige Nutzungsintensität der Pfarrbüros im Bistum Würzburg auf. Dazu wurden die Pfarreiengemeinschaften des Bistums abhängig davon, wie viele Pfarrbüros sie unterhalten, in Typ 1 bis Typ 9 geclustert. Typ 1 hat beispielsweise nur ein zentrales Pfarrbüro, Typ 3 hat 3 Pfarrbüros.
Ergebnis: Je mehr Pfarrbüros eine Pfarreiengemeinschaft unterhält, umso geringer sind jeweils die Anzahl der Arbeitsplätze und die Öffnungszeiten.
„Wir haben unsere Analyse aus der Perspektive der IT Ausstattung gestartet, dann aber sehr schnell festgestellt, dass die Liegenschaften eine zentrale Rolle spielen und einen großen Kostenhebel darstellen, sodass wir diese nicht aus der Betrachtung ausnehmen wollten. Das war eine spannende Entwicklung innerhalb des Projektes.“
Mira Kochdumper und Tatjana Festl – Studentinnen MSc Management und Technology
Kundennutzen
1. Mit Hilfe des flexiblen Berechnungstools lassen sich die Parameter und die Ist-Situation für einzelne Pfarreiengemeinschaften individuell ermitteln. Heute und in Zukunft. Denn wenn sich Parameter oder Basisdaten ändern, lässt sich das Tool ohne großen Programmieraufwand anpassen.
2. Das zweite Berechnungstool mit der neu geschaffenen zentralen Datenbank bot erstmals eine integrierte Übersicht über alle Pfarrbüros und relevante Merkmale. So konnten die möglichen Einsparungen und die damit amortisierbaren Investitionen in eine zeitgemäße Ausstattung mit mobilen Geräten abgeschätzt werden. Das Projekt leistete damit einen wichtigen Beitrag zur Entscheidung des Bistums, mobile Geräte für die Beschäftigten im Pfarrbüro einführen zu wollen.
3. Ein wichtiger Lerneffekt war schließlich, dass die Daten aus verschiedenen Quellen aufwändig zusammengetragen und plausibilisiert werden mussten. Daraus lässt sich die Empfehlung ableiten, stärker in die Qualität und das Management dieser Datenbestände zu investieren, z.B. mit Hilfe einer geeigneten Software und klar definierten Prozessen.
