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So erleichtern die neuen Features in Microsoft Teams den Arbeitsalltag!

Anhand praktischer Beispiele zeigen wir nützliche neue Features von Microsoft Teams und wie diese uns im Arbeitsalltag unterstützen können.

1. Ein Webinar mit Registrierungsformular planen

Hier stellt sich zunächst die Frage: Wie unterscheiden sich Webinare eigentlich von normalen Besprechungen? Besprechungen beinhalten im Allgemeinen eine Menge Hin und Her zwischen den Teilnehmern: Diskussionen, Teilen, Zuweisen und Annehmen von Aufgaben, Planen und möglicherweise Erzielen eines Konsenses. Webinare hingegen sind kontrollierter und die Teilnehmer haben eindeutige Rollen: Ein oder mehrere Experten (die Moderatoren) teilen ihre Ideen oder stellen einem Publikum (den Teilnehmern) Schulungen zur Verfügung.

Wie sieht das Ganze in MS Teams aus: Im ersten Schritt wählen Sie im Teams Kalender den Pfeil rechts neben „Neue Besprechung“ und dann „Webinar“ aus.

Webinar-MSTeams

Standardmäßig ist das Webinar für jeden zugänglich. Sie können diese Einstellung in „Für Personen in Ihrer Organisation“ ändern, indem Sie den Nach-unten-Pfeil neben „Registrierung erforderlich“ auswählen. Dann ist das Webinar nur für interne Personen aus Ihrem Unternehmen zugänglich.

neues-MSTeams-webinar

Wählen Sie zum Anpassen des Registrierungsformulars „Registrierungsformular anzeigen“ aus.

Das Registrierungsformular für die Teilnehmer

Diese Formulardetails werden allen Personen angezeigt, die zu dem Webinar eingeladen sind.

  1. Fügen Sie den Titel und die Startzeit des Webinars für die Teilnehmer hinzu.
  2. Fügen Sie Details zum Webinar hinzu.
  3. Fügen Sie die Namen der Referenten und weitere Informationen hinzu.

Es kann auch ein Bild hochgeladen werden, welches als Bannergrafik auf dem Formular dient.
Das Registrierungsformular verfügt über einige fest vorgegebene Felder, wie Name und E-Mail-Adresse. Wählen Sie „Feld hinzufügen“ aus, um weitere, individuelle Felder hinzuzufügen und somit weitere Daten abzufragen.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie ein Feld zu einem Pflichtfeld machen möchten. Das Formular kann verwendet werden, um nützliche Informationen für z. B. Vertriebskontakte nach dem Webinar zu sammeln oder die Effektivität der Schulung zu messen.

4. Wählen Sie „Registrierungslink kopieren“ aus, um diesen Link in Ihren Einladungen und bei der Bekanntmachung Ihres Webinars zu verwenden. Dies kann in sozialen Medien, auf einer Website, per E-Mail oder auf andere Weise möglich sein.
5. Wählen Sie „Speichern“ aus und überprüfen Sie das Registrierungsformular.
6. Schließen Sie das Registrierungsformular und wählen Sie „Senden“ aus, um die Einladung an die Referenten und Organisatoren zu senden.

Registrierung-MSTeams
Registrierungsbericht

Im Registrierungsbericht sieht man, wer sich registriert hat und wie auf die Registrierungsfragen geantwortet wurde.

Im Anwesenheitsbericht werden die Teilnehmer aufgelistet sowie die Dauer der Anwesenheit.

Anwesenheitsbericht-MSTeams

2. Weitere Teilnehmer von einem Teams-Meeting aussperren

Sie haben ein Meeting mit mehreren Teilnehmern, zu Beginn des Meetings oder am Schluss möchten Sie aber sicherstellen, dass nur die Anwesenden an der Besprechung teilnehmen. In diesem Fall haben Sie die Möglichkeit, den weiteren Zugang zu sperren.

Dazu gehen Sie im Meeting in den Bereich Teilnehmer und wählen die drei Punkte (…) aus, wodurch Ihnen die Option „Besprechung sperren“ angezeigt wird.

sperren-ms-teams
besprechung-sperren

3. Eine PowerPoint-Folie während einer Teams-Präsentation in eine andere Sprache übersetzen

Sie haben für ein Teams-Meeting Folien vorbereitet – Da davon auszugehen war, dass nur deutschsprachige Teilnehmer dabei sein werden, wurden die Folien auf Deutsch erstellt. Während des Meetings stellt sich nun heraus, dass auch englische Kolleg:innen teilnehmen.

inhalte-freigeben
Mit PowerPoint Live haben Sie nun die Möglichkeit, während der Präsentation die Folie zu übersetzen.
folie-teilen

Bei Auswahl auf die drei Punkte (…) wählen Sie einfach die Option „Folie übersetzen“ und legen die gewünschte Sprache fest.

foli-übersetzen
Und schon ist die Folie ins Englische übersetzt.
englische-folie

4. Untertitel und Transkription für Teams Meetings

In Microsoft Teams Meetings können Live-Untertitel aktiviert werden. Diese Live-Transkripte bieten die Möglichkeit, in Echtzeit mitzuverfolgen, was gesagt wurde und wer es gesagt hat. Nach einem Meeting wird die Transkript-Datei automatisch in der Chat-Registerkarte für dieses Meeting gespeichert. Diese Funktion ist aktuell nur in Englisch verfügbar.

transkripte

Hier im Menü-Punkt „Weitere“ können die Live-Untertitel sowie auch die Transkription gestartet werden. Es sollte immer die Sprache eingestellt werden, die auch gesprochen wird. Aus Datenschutzgründen bitte immer die Teilnehmer über den Beginn der Aufzeichnung informieren.

sprache-ändern
sprache-untertitel

Die gesprochenen Worte werden als Untertitel, wie auch für das Transkript angezeigt.

vorschau-untertitel
Nach dem Meeting kann das Protokoll heruntergeladen werden, wodurch Microsoft Teams auch gleich die Protokollfunktion übernimmt.

5. Aufgabenliste in Teams-Chat

Erstellen Sie gemeinsame Aufgabenlisten in einem beliebigen Gruppenchat, um gemeinsam große und kleine Vorhaben zu verwalten. Nehmen Sie neue Einträge in die Liste auf, weisen Sie Aufgaben zu, legen Sie Fälligkeitstermine fest, und haken Sie erledigte Aufgaben ab.

aufgabenliste
aufgaben

Dieser Link kann auch mit Personen außerhalb des Chats geteilt und bearbeitet werden.

aufgaben-teilen

Fazit:

Tatsächlich ist Teams sogar ein zentraler Anlaufpunkt für sämtliche Microsoft Cloud Kollaboration Tools geworden. Egal ob Terminplanung, Taskmanagement, gemeinsames Bearbeiten von Dateien oder das Lesen der Unternehmensnews im Intranet, Microsoft Teams ist der zentrale Einstiegspunkt für alles. Mit den PowerApps lassen sich sogar unternehmenseigene Prozesse individuell abbilden und integrieren. Die kontinuierliche Weiterentwicklung seitens Microsoft macht Teams somit zum zentralen Baustein für den Arbeitsalltag und die Kommunikation im Team.

Edouard Streit

Edouard Streit
Seine langjährige Erfahrung im IT-Umfeld nutzt er bei der erfolgreichen Umsetzung unterschiedlichster Kundenprojekte. Dabei beschäftigt er sich vor allem mit dem Einsatz innovativer Tools und Applikationen. Den Fokus legt er dabei unter anderem auf die verschiedenen Office 365 Tools, wie Microsoft SharePoint oder Power Automate.

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