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Projekt­management nach PRINCE2® bei digatus

Projekte unterscheiden sich von dem regulären Geschäftsbetrieb eines Unternehmens. Sie sind zeitlich begrenzt, einzigartig und einmalig. Sie verlaufen meist bereichs- und abteilungsübergreifend, wodurch Mitarbeiter mit den unterschiedlichsten Fähigkeiten und Kenntnissen beteiligt sind. Um Projekte erfolgreich managen zu können, ist es daher naheliegend, bei der Durchführung und Umsetzung nach einem bestimmten Plan oder einer konkreten Methodik vorzugehen.

Was ist PRINCE2®

Wenn nun nach einer anerkannten und verbreiteten Projektmanagement-Methode gesucht wird, rückt der Begriff PRINCE2® recht schnell in den Vordergrund. PRINCE® oder auch „Projects in Controlled Environments“ wurde ursprünglich 1989 von der Computer and Telecommunication Agency in Großbritannien ins Leben gerufen und als Regierungsstandard für Projektmanagement im Bereich IT aufgenommen. Über die Jahre etablierte es sich als allgemeine Methode für Projektmanagement und durch die stetige Weiterentwicklung bekam die Methodik ihren heutigen Namen: PRINCE2®. Dabei ist sie keineswegs ein Standard im klassischen Sinne. Sie ist vielmehr eine Vorgehensweise, die auf Handlungsempfehlungen beruht. Durch zahlreiche Praxisanwendungen wurde sie stetig verbessert und anhand von Best Practices hilft sie Organisationen dabei, Projekte so effizient und effektiv wie möglich umzusetzen.

Was zeichnet die Methode aus?

Das Besondere an der Methode ist die Fokussierung auf Produkte. Dies bedeutet, dass bei der Planung zuerst die Ergebnisse definiert werden, die erzielt werden sollen. Davon abgeleitet werden die Aktivitäten vereinbart, die dazu nötig sind, die Produkte erfolgreich liefern zu können. PRINCE2® bietet nicht nur die Flexibilität, das Vorgehen an das jeweilige Projekt anzupassen, sondern setzt dies sogar als ein Prinzip zur richtigen Anwendung voraus. Durch die allgemeine Formulierung lässt sich die Methode auf jedes Projekt skalieren und in jedem beliebigen Unternehmen branchenunabhängig anwenden.

Eine weitere Eigenschaft dieser Methodik ist die Sicherstellung einer klaren Kommunikation. Sie setzt an der Schwachstelle von Projekten, aber auch allgemeiner zwischenmenschlicher Interaktion an. Mit einer geregelten Kommunikationsstrategie versteht jeder Projektmitarbeiter die Anforderungen, Berechtigungen oder Verantwortlichkeiten. Dies gibt dem Projekt und seinen Teilnehmern einen strukturierten und festen Rahmen.

Darüber hinaus ist PRINCE2® ein Instrument, mit dem aus Fehlern gelernt und von Erfahrung profitiert wird. Eine kontinuierliche Verbesserung steht im Vordergrund, damit nicht nur in Zukunft, sondern auch im laufenden Projekt eine bestmögliche Zielerreichung gewährleistet werden kann.

Wie ist die Methode aufgebaut?

Laut PRINCE2® besteht ein Projekt aus sechs unterschiedlichen Dimensionen: Qualität, Kosten, Nutzen, Umfang, Risiken und Zeit. Aufgabe des Projektmanagements gemäß PRINCE2® ist die Planung, Delegierung, Überwachung und Steuerung dieser Variablen durch ein System von Prozessen und Themen. Durch diese Dimensionen können letztendlich die Rahmenbedingungen der Projektleistung beeinflusst werden.

Darüber hinaus setzt sich PRINCE2® aus vier ineinandergreifenden Bausteinen zusammen: der Projektumgebung, an die man das Vorgehen anpassen muss und die gleichzeitig ein Grundprinzip darstellt. Die sieben Grundprinzipien, die festlegen, ob es sich um ein PRINCE2® Projekt handelt. Die sieben Themen, mit denen sich stets beschäftigt werden muss, um das Projekt abzuwickeln. Und schließlich die sieben Prozesse, anhand derer das Projektvorgehen step-by-step durchgeführt werden kann, von der Vorbereitung bis hin zum Abschluss.

Die Grundprinzipien definieren die Rahmenbedingungen für das Projekt in Form einer Checkliste. Sie haben sich aus der Praxis heraus entwickelt und bewährt.

  • Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung
  • Lernen aus Erfahrungen
  • Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten
  • Steuern über Managementphasen
  • Steuern über Ausnahmeprinzip
  • Produktorientierung
  • Anpassen an die Projektumgebung

Darauf aufbauend beschreiben die Themen einzelne Aspekte des Projektmanagements, die kontinuierlich zu beachten sind.

  • Business Case
  • Organisation
  • Qualität
  • Pläne
  • Risiken
  • Änderungen
  • Fortschritt

Die Prozesse beschreiben das schrittweise Vorgehen im Projektverlauf. In Form eines Diagramms lassen sich die Zusammenhänge der einzelnen Prozesse übersichtlich darstellen, sodass die Abfolge und Interaktion erkennbar wird.

digatus Prince2 Phasen

Abbildung: PRINCE2®-Prozesse 

Während der Anpassung an die Projektumgebung wird die PRINCE2®-Methode auf die individuellen Voraussetzungen des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten. Dies kann zum Beispiel die Angleichung der Terminologie, der Themen, der Rollenbeschreibungen oder der Prozesse sein.¹

Wie kommt PRINCE2® bei digatus zum Einsatz?

Wir bei digatus setzen auf die Projektmanagement-Methode PRINCE2®, damit wir unseren Kunden im Rahmen von unterschiedlichen Projekten stets die beste Qualität bei der Durchführung und den Ergebnissen liefern können. Dieses Modell bietet uns beim Handling von Projekten einerseits ein standardisiertes Vorgehen, um Projekte kontrolliert und in einem angemessenen Zeitrahmen zu vollenden. Auf der anderen Seite gibt es uns im Rahmen eines Frameworks die nötige Freiheit auf individuelle Kundencharakteristiken einzugehen. PRINCE2® eignet sich aus unserer Sicht am besten, da es Fachlichkeit, Praktikabilität und Wirtschaftlichkeit vereint.

Um die PRINCE2®-Methodik nachhaltig in unserem Unternehmen zu verankern und unsere Consultants stets auf dem neuesten Stand zu halten, werden unsere Mitarbeiter PRINCE2® zertifiziert. Neben dem täglichen Einsatz im Projekt lernen sie in den Schulungen und Zertifizierungskursen die theoretischen Grundlagen und Voraussetzungen für erfolgreiches Projektmanagement. Dies befähigt unsere Consultants, Projekte unter Einsatz moderner Methoden erfolgreich zu realisieren.

¹vgl.: www.axelos.com

Patrick Streit

Patrick Streit
Als Geschäftsführer unserer Consulting Einheit liegen seine Schwerpunkte vor allem in den Ressorts Finanzen, Personal sowie Projektmanagement. Darüber hinaus übernimmt er das Key Account Management für Großkunden und leitet den Standort in Franken.

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