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Projektbericht: Rollout Management eines M&A-Tools in einem IT Carve-Out Projekt

In M&A Projekten spielt das Thema Digitalisierung und Projekteffizienz eine immer wichtigere Rolle. Daher optimieren viele Unternehmen ihre eigene M&A Methodik mit verschiedenen Software-Lösungen und versuchen Prozesse soweit möglich zu automatisieren, um die Abwicklung von IT Carve-Out Projekten effizienter durchzuführen.

Die Ausgangssituation und Rahmenbedingungen zum Projektbeginn

In diesem Projekt haben wir einen international tätigen, börsennotierten Technologiekonzern mit umfangreichem Portfolio in der Auswahl eines IT-Tools für den M&A Carve-Out und dessen Einführung beraten. In weiteren Schritten wurde das Projekt im Detail aufgeplant und die Projektleitung für die Implementierung inkl. dem Rollout für die M&A Applikation übernommen.Das entsprechende M&A-Tool wurde in einem IT Carve-Out Szenario als zentrales Werkzeug sowohl für das Baselining, einer umfassenden Bestandsaufnahme aller für das Projekt relevanter Daten, für das gesamte Projektmanagement und insbesondere die Projektsteuerung, als auch für die weltweite Koordination und Aussteuerung des gesamten Carve-Outs verwendet.

Bei einem Carve-Out Projekt handelt es sich um ein sehr vertrauliches und sensibles Vorhaben, wobei vor allem in der Anfangsphase sehr darauf geachtet wird, welche Informationen an die Öffentlichkeit gelangen. Das erfordert von allen Beteiligten ein hohes Maß an Diskretion. Da wir bereits frühzeitig in das Projekt involviert wurden, galt es die im NDA (Non Disclosure Agreement) vereinbarten Verschwiegenheitsregelungen zu jeder Zeit gewissenhaft einzuhalten.

Dies bedeutet aber auch, dass Projektbeteiligte meist sehr kurzfristig informiert und Handlungsanweisungen sukzessiv übergeben werden. In diesem Kontext ist es hierbei unabdingbar, einen großen Fokus auch auf das korrekte Rechte & Rollenmanagement zu legen, um die sensiblen Datenbereiche zu schützen.

Die strukturierte Projektplanung zur zügigen und reibungslosen Umsetzung

In kürzester Zeit setzten wir einen Projektplan zur Tooleinführung auf und entwarfen ein Konzept für die Implementierung innerhalb des engen Zeitplans, der uns vorgegeben wurde. Dies umfasste beispielsweise die initialen Projektvorbereitungen, den Verlauf des Rollouts sowie die optimale und an die Kunden- und Projektbedürfnisse angepasste Konfiguration des Tools.

In M&A Projekten verändern sich die Gegebenheiten sehr häufig. Daher war es erforderlich auf diese Veränderungen schnell zu reagieren und entsprechende Lösung zu erarbeiten und mit den unterschiedlichen Stakeholdern abzustimmen. Die Koordination aller Projektbeteiligten und die kontinuierliche Überwachung und Steuerung des komplexen Projektes war eine Herausforderung, die es zu bewältigen galt, um das Projekt in dem vorgegebenen Zeit- und Budgetrahmen erfolgreich abzuschließen.

Die Steakholder in diesem Projekt bestanden im Wesentlichen aus drei Parteien. Der IT-Abteilung des Klienten, welche die Verantwortung für den Service des Tools hat, dem Provider der Applikation sowie Consultants und Projektmanagern von digatus.
Mit der Komplexität eines Projekts und der Anzahl an Projektbeteiligten steigt auch der Kommunikations- und Abstimmungsbedarf in einem Projekt. Eine gute und regelmäßige Kommunikation und Abstimmung zwischen den Projektbeteiligten war daher essenziell, um einerseits dem Informationsbedarf aller Beteiligten nachzukommen als auch die Aufgaben und den Projektfortschritt zu überwachen. Alles mit dem Ziel dem Kunden und den Anwendern einen reibungslosen Service zu bieten. Tägliche Stand-Up Meetings, wie man sie aus der SCRUM Methodik kennt, haben zu einer engen Abstimmung geführt. Bei Bedarf wurden ergänzend auch Ad-Hoc Meetings mit den relevanten Stakeholdern aufgesetzt, um kurzfristig aufkommende Themen und Probleme gemeinsam zu klären.

Die Anforderungen für das Tool und wie es in diesem speziellen Fall zum Einsatz kommen sollte wurden von der kundeneigenen M&A-Abteilung festgelegt. Darüber hinaus haben wir in individuellen Workshops mit den Vertretern der Fachabteilungen deren spezielle Bedürfnisse erarbeitet und definiert. In Kooperation mit dem Provider gelang es uns die Applikation innerhalb von zwei Wochen auf die projektspezifischen Anforderungen hin zu optimieren, sodass es produktiv gehen und an die Anwender ausgerollt werden konnte.

„Über alle Projektphasen hinweg übernahmen wir das Rollout Management inklusive User Trainings. Trotz der großen Komplexität des Projektes konnten wir dabei durch eine besonders umsichtige Projektplanung und Durchführung stets einen reibungslosen Ablauf sicherstellen und das Projekt zum Erfolg führen.“

Patrick Streit

Die Aufgaben und Herausforderungen während der Rollout-Phase

Der Rollout an die User fand in Wellen statt. Entsprechend dem allgemeinen Projektplan wurde hierbei auf ein Länderkonzept zurückgegriffen. Demnach erfolgte eine Gruppierung der Länder, woraufhin deren User sukzessive auf die Applikation zugelassen wurden. Der Rollout des Tools umfasste insgesamt knapp 5.000 Anwender aus über 80 Ländern. Um den produktiven Einsatz des Tools schnellstmöglich zu gewährleisten, wurden die Nutzer in über 75 Trainings speziell dafür geschult. Zusätzliche Unterstützung wurde den Anwendern in Form von regelmäßigen Q&A Sessions sowie einer Hotline und eines E-Mail-Supports angeboten.

Um auch unsere Leistung kontinuierlich zu hinterfragen und zu verbessern, haben wir mit regelmäßigen Retrospektiven unsere Leistungen und Performance hinterfragt und bei Bedarf angepasst. Eine hierfür ergriffene Maßnahme war zum Beispiel die Erstellung von einheitlichen Kommunikations-Vorlagen sowie Reporting-Templates, die nahezu täglich gebraucht wurden.
Durch die Abwicklung des Rollouts nach Ländern und in mehreren Phasen konnte auch hier jeweils ein standardisiertes Vorgehen identifiziert werden. Diese Standards wurden dann bei Bedarf an die individuellen Rahmenbedingungen und Besonderheiten der Länder angepasst. Auf diese Weise konnten die Anpassungen für jede Welle zügig umgesetzt und auf kurzfristigen Handlungsbedarf eingegangen werden.

Die Faktoren für den erfolgreichen Projektabschluss

Die rasche und strukturierte Herangehensweise war essenziell, um ein Projekt in dieser Größenordnung mit hoher Management Attention und dem öffentlichen Druck erfolgreich und zielgerichtet zu steuern. Durch die Bereitstellung eines zuverlässigen Service wurde dazu beigetragen das Projekt wirkungsvoll zu lenken. Die Verringerung von Reaktionszeiten und eine höhere Anwenderzufriedenheit wurden mit einfachen Lösungen wie bspw. Vorlagen und standardisierten Prozessen ermöglicht. Darüber hinaus wurden Medien wie beispielsweise Live-Trainings für die Anwendung sowie kurze Tutorials aufgezeichnet und den Anwendern dauerhaft zur Verfügung gestellt.

Nicht zuletzt waren die gute Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung im Team entscheidende Faktoren zur erfolgreichen Umsetzung des Projektes.

Patrick Streit

Patrick Streit
Als Geschäftsführer unserer Consulting Einheit liegen seine Schwerpunkte vor allem in den Ressorts Finanzen, Personal sowie Projektmanagement. Darüber hinaus übernimmt er das Key Account Management für Großkunden und leitet den Standort in Franken.

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