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Neue Features in Microsoft Teams für mehr Produktivität und Interaktion im Alltag

Es besteht auch weiterhin großer Bedarf an Online-Lösungen für die virtuelle Zusammenarbeit, was sich unter anderem an den hohen Nutzerzahlen und der Beliebtheit von Microsoft Teams zeigt. Um der hohen Nachfrage und den damit verbundenen Anforderungen gerecht zu werden und sich von der Konkurrenz abzuheben, wird Microsoft Teams kontinuierlich um neue Features erweitert. Nachfolgend möchte ich meine persönlichen Favoriten aus den vergangenen Monaten sowie bald erscheinenden Features vorstellen und aufzeigen, wie sie die Produktivität im Arbeitsalltag fördern.

Bei Microsoft Teams handelt es sich nicht nur um einen reinen Messenger, sondern vielmehr um eine Kommunikationsplattform und zentrale Schnittstelle zu weiteren Microsoft 365 Anwendungen, wie SharePoint oder Tasks von Planner und To Do. Daher kommen auch die neuen Features aus verschiedenen Bereichen und unterstützen auf unterschiedliche Art im Alltag. Sie helfen zum Beispiel beim Präsentieren, fördern die Interaktion und Zusammenarbeit, erhöhen die Produktivität und achten sogar auf eine ausgewogene Work-Life-Balance.

Die Qualität von Präsentationen erhöhen

Präsentationen sind ein wichtiger Bestandteil vieler Meetings, von der Vorstellung des Projektplans über regelmäßige Statusupdates aus den einzelnen Teams bis hin zur Präsentation des Abschlussberichts zum Projektende. Daher sind neue Features in diesem Bereich eine große Unterstützung im Alltag.

Der Präsentationsmodus

Mit dem Präsentationsmodus kann der Referent die Darstellung seiner Inhalte für die Meeting-Teilnehmer individuell anpassen. Er erinnert an das Setup von Nachrichtensprechern. Im Hintergrund ist die gezeigte Präsentation und das Bild der Kamera kann dynamisch platziert werden. Dies ermöglicht eine dynamischere Visualisierung, ohne dass die Teilnehmer zwischen dem Referenten und der gezeigten Präsentation wechseln müssen. Somit kann der Präsentierende seine Zuhörer auch anhand seiner Gestik und Mimik erreichen.
Für die Platzierung der Sprecher-Kamera gibt es verschiedene Layout-Varianten. Der Modus „Standout“ zeigt den Video-Feed des Referenten als Silhouette vor dem freigegebenen Inhalt. In der Ansicht „Reporter“ wird die Präsentation wie in den Nachrichten über der Schulter des Speakers platziert. Das Layout „Side-by-Side“ zeigt den Referenten neben den Präsentationsinhalten.
Darüber hinaus bietet der Präsentationsmodus den Teilnehmern die Möglichkeit selbst durch die Folien zu navigieren. Der Referent kann diese Funktion durch das Aktivieren bzw. Deaktivieren des Augen-Symbols regeln.

Präsentationsmodus MS Teams

Präsentationsmodus in Microsoft Teams (Quelle: Microsoft)

Präsentation fortsetzen oder von vorne beginnen

Mit diesem Feature erlaubt es Microsoft Teams den Präsentierenden, sowie jedem Nutzer mit Zugriff auf die gezeigte Datei, die Präsentation zu unterbrechen und zu einem anderen Zeitpunkt an der gleichen Stelle wieder fortzufahren. Wird eine Datei also ein weiteres Mal im Rahmen einer Besprechung freigegeben, so kann man wählen, ob man die Präsentation entweder fortsetzen oder von vorne beginnen möchte.

Interaktion und Zusammenarbeit fördern

Um die Zusammenarbeit der Kollegen im Home-Office möglichst produktiv zu gestalten und ihnen das Interagieren auch in größeren Online-Meetings zu vereinfachen, bietet Microsoft Teams interessante neue Features.

Breakout Rooms

Mittlerweile bietet Microsoft Teams die Möglichkeit ein Meeting kurzzeitig in mehrere Meetingräume zu unterteilen. In diese sogenannten Breakout Räumen können dedizierte Teilnehmergruppen des Meetings dann zurückziehen, um in kleineren Gruppen an bestimmten Themen zu arbeiten. Sie eignen sich zum Beispiel ideal für kurze Brainstormings, intensivere Diskussionen oder kreative Workshops.

Die Anzahl der Breakout Rooms ist frei wählbar (max. 50) und der Referent kann die zeitliche Begrenzung festlegen. Wenn die Zeit abläuft, werden die Räume automatisch geschlossen und die Teilnehmer kehren mit den anderen zusammen in das Haupt-Meeting zurück. Die Meeting Teilnehmer können entweder automatisch oder einzeln manuell den jeweiligen Gruppenräumen zugewiesen werden.

MS Teams Breakout Rooms

Breakout Rooms in Microsoft Teams (Quelle: Microsoft)

Live-Untertitel

In Microsoft Teams Meetings können Live-Untertitel aktiviert werden. Diese Live-Transkripte bieten die Möglichkeit, in Echtzeit mitzuverfolgen, was gesagt wurde und wer es gesagt hat. Nach einem Meeting wird die Transkriptdatei automatisch in der Chat-Registerkarte für dieses Meeting gespeichert. Diese Funktion ist aktuell nur in Englisch verfügbar.

Reaktionen

Um die Interaktion während Meetings interessanter zu gestalten und damit auch stummgeschaltete Teilnehmer zum Beispiel ihre Zustimmung ausdrücken können, wurden die Live-Reaktionen eingeführt. Meeting-Teilnehmer können so direkt reagieren, entweder durch ein Like, Love, Applaus oder Lachen.

MS Teams Live Reactions

Live-Reaktionen in Microsoft Teams (Quelle: Microsoft)

Die Produktivität im Alltag steigern

Da Zeit ja bekanntlich Geld ist, bemüht sich Microsoft Teams darum uns einen möglichst effizienten und produktiven Arbeitsalltag zu ermöglichen.

5 Minuten verbleibend

Dieses Feature sorgt für ein besseres Zeitmanagement während Meetings, indem es 5 Minuten vor Ablauf der geplanten Meetingdauer für alle sichtbar darauf hinweist. Dieser Hinweis ermöglicht den Teilnehmern einen sauberen Abschluss, zum Beispiel um die Ergebnisse kurz zusammenzufassen oder die besprochenen Aufgaben zu verteilen.

Freigabe von E-Mails in Microsoft Teams

Möchte man den Inhalt einer relevanten E-Mail mit einem Chat oder einem Kanal in Teams teilen, so kann man die E-Mail mittlerweile direkt über Outlook für Teams freigeben. In Teams wird dann im entsprechenden Kanal oder Chat eine Vorschau der E-Mail angezeigt.

E-Mail aus Outlook freigeben in MS Teams

Freigabe von E-Mails aus Outlook in Microsoft Teams (Quelle: Microsoft)

Zusammenfassung

Meeting verpasst? Kein Problem, denn Teams bietet nun eine Zusammenfassung von abgeschlossenen Meetings. Unter der Registerkarte Besprechungschat werden nach Ende der Besprechung dann sowohl Aufzeichnung, Transkription, Chat als auch freigegebene Dateien automatisch hinterlegt.

Nachrichten direkt beantworten

Auf Chatnachrichten direkt und durch das Zitieren der Originalnachricht zu antworten, erstellt einen direkten Bezug und beugt so Missverständnissen vor. Sieht man direkt auf welche Nachricht sich bezogen wird, erhöht das die Effizienz der Kommunikation und der Kontext wird schneller deutlich. Auf den Smartphones ist diese Funktion bereits integriert, für die Desktopanwendung ist sie für Q2 angekündigt.

Chatblasen in Meetings

Bislang ist der Wechsel zwischen Video-Calls und den Chats nur recht umständlich möglich. Um an dieser Stelle zu vereinfach und Zeit zu sparen, will Microsoft Teams Chatblasen einführen. Wird während einem Meeting also etwas im Besprechungschat geschrieben, so erscheint die Nachricht auf den Bildschirmen aller Teilnehmer und der Inhalt des Chats rückt somit mehr in den Fokus.

Eine ausgewogene Work-Life-Balance fördern

Mehrere Features widmen sich sogar der Förderung einer besseren Work-Life-Balance. Sie liefern neue persönliche Einblick die dabei helfen sollen den Arbeitstag neu zu gestalten und das Wohlbefinden zu steigern.

Headspace-Integration

Headspace ist eine Achtsamkeits-App, die zukünftig in Microsoft Teams integriert sein wird. Eine globale Studie von Microsoft hat ergeben, dass 70 % der Menschen glauben, dass Meditation ihnen helfen könnte, ihren arbeitsbedingten Stress zu lindern. Die Wissenschaft bestätigt dies. Studien zeigen, dass Meditation Stress und Burnout reduzieren und die Fähigkeit, auf Feedback zu reagieren, verbessern kann. Daher bietet Headspace Achtsamkeits-Erfahrungen mit wissenschaftlich geprüften Meditationsübungen, die man in den Arbeitstag integrieren kann, um zwischendurch kurz zu entspannen.

Emotionaler Check-In

Der Emotionale Check-In soll dabei helfen sich besser auf die Gefühlslage der Kollegen einzustellen. Über einen Smiley kann jeder seine aktuelle Gefühlslage ausdrücken, wodurch das Teamgefühl werden soll.

Pausenerinnerung

Bei der Pausenerinnerung handelt es sich um eine Erinnerung von Microsoft Teams im Rahmen der Wochenplanung, um sich auch ausreichend Pausen einzuplanen und nicht nur den ganzen Tag in Meetings zu verbringen. Dieses Feature lässt sich auch wunderbar kombinieren mit der Headspace-Integration

In diesem Sinne wünsche ich viel Spaß beim Entdecken der neuen Features!

Julian Chokoufe

Julian Chokoufé
Nach Abschluss seines Studiums in Wirtschaftswissenschaften startete er als Junior Consultant in unserem Business Center Industries. In internationalen Projekten für global agierende Konzerne setzt er seine fundierten Kenntnisse im Projektmanagement praktisch um und sammelt gewinnbringende Erfahrungen in IT Transformationsprojekten.

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