Kunde: Bistum Münster
Mit rund 1,9 Mio. Katholiken im Jahr 2017 ist Münster das zweitgrößte deutsche Bistum. Es erstreckt sich dabei flächenmäßig über zwei Gebiete: der eine Teil liegt in Nordrhein-Westfalen, der andere im Oldenburgerland. Im nordrhein-westfälischen Zuständigkeitsbereich des Bistums gibt es sieben Kreisdekanate sowie das Stadtdekanat Münster. Sie sind als pastorale und organisatorische mittlere Ebene die Drehscheibe zwischen dem Bistum und den einzelnen Pfarreien. Das Bischöfliche Generalvikariat (BGV) stellt die zentrale Organisationseinheit dar und fungierte durch die eigene IT-Abteilung als Auftraggeber für das Projekt.
Ausgangssituation und Herausforderung
Das Projekt wurde ins Leben gerufen, um die aktuellen Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit zu gewährleisten und dabei auch einen höheren Grad der Standardisierung zu etablieren. Der Projektumfang beinhaltete den Aufbau einer optimierten IT-Infrastruktur, begleitet von einem Hard- und Software-Rollout sowie intensiver Prozessberatung. Die Projektlaufzeit wurde mit 24 Monaten bis Ende 2019 angesetzt.
Bis zum Projektstart 2018 gab es in den 169 Pfarreien mit 418 einzelnen Standorten der Diözese keine standardisierte Hardware und es kamen jeweils unterschiedliche Softwareprodukte und Betriebssysteme zum Einsatz. Dieser Umstand erschwerte den Support durch die BGV IT erheblich. Zudem lief teilweise der Hersteller-Support aus, wodurch die Entstehung möglicher Sicherheitslücken zu erwarten war.
Durch die Verabschiedung des Kirchlichen Datenschutzgesetzes (KDG), basierend auf der EU-DSGVO, entstanden weitere Anforderungen an die kirchlichen Prozesse und vor allem die Verarbeitung personenbezogener Daten. Daraus ergaben sich die Notwendigkeiten zur Standardisierung und Modernisierung der IT-Landschaft in den Pfarreien.
„Von digatus erhalten wir immer eine auf unsere Anforderungen zugeschnittene Dienstleistung. Wir schätzen die Zuverlässigkeit und Selbständigkeit der digatus Projektmanager und wissen, dass wir uns auf die Qualität ihrer Ergebnisse verlassen können.“
Ulrich Schönweitz – Leiter der Abteilung Informationstechnologie, Bistum Münster
Lösung
Um einen reibungslosen Ablauf des Projektes sicherzustellen, kommt seit Anfang 2018 ein erfahrenes digatus Projektteam in der IT-Abteilung des Bistums zum Einsatz. Es wird großer Wert darauf gelegt, die Bedürfnisse der Verwaltungsmitarbeiter sowie des Seelsorgepersonals zu berücksichtigen.
Im ersten Schritt erfolgt an den einzelnen Standorten eine umfassende Bestandsaufnahme und Anforderungsanalyse. Insbesondere wird auf die eingesetzte Hard- und Software sowie die IT-Infrastruktur eingegangen. Im zweiten Schritt wird eine Empfehlung, basierend auf der durchgeführten Bestandsaufnahme sowie der Anforderungsanalyse, abgegeben, um die Arbeit der Mitarbeiter in den Pfarreien so effizient wie möglich gestalten zu können. Diese Tätigkeit umfasst beispielsweise die Angebotserstellung und das Anstoßen des Bestellprozesses.
Im Rahmen der Prozesseinführung und -optimierung wird ein passendes Rollen- und Berechtigungskonzept erstellt, welches spezifisch auf die Bedürfnisse der jeweiligen Rollen eingeht. Dies umfasst beispielsweise die Definition von Benutzergruppen und die Einrichtung von E-Mail-Postfächern. Parallel zum Client-Rollout werden auch die Citrix-Umgebung und die Software KaPlan ausgerollt.
In unserer Beratungsfunktion unterstützten wir die BGV IT-Abteilung sowie die einzelnen Pfarreien bei der Erstellung eines einheitlichen Soft- und Hardware-Warenkorbs. Zudem übernehmen wir die Steuerung und Koordination von externen Dienstleistern und unterstützen das IT-Controlling bei der Prüfung von Rechnungen, die durch den Hardware-Lieferanten ausgestellt werden.
Kundennutzen
Durch unsere Optimierungsmaßnahmen gelang es, die Prozesse in der IT-Abteilung des Bistums Münster schlanker zu gestalten, wodurch wertvolle interne Ressourcen eingespart und die IT-Abteilung des Bistums entlastet werden konnten. Um einen optimalen Know-how-Transfer zu gewährleisten und das Wissen unserer Experten bestmöglich einsetzen zu können, kam einer umfassenden und nachhaltigen Dokumentation große Bedeutung zu. Mit der Einführung von State-of-the-art-Software wurde datenschutzkonformes Arbeiten in einer einheitlichen, vom Bistum verwalteten Systemumgebung gewährleistet. Dies ermöglicht deutlich schnellere Reaktionszeiten bei Service Requests und Incidents.
