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Exchange Online Rollout für Siemens Healthineers

Unter anderem durch die Migration von weltweit über 70.000 Mailboxen unterstützte unser Projektteam die Siemens Healthineers AG bei der Auslagerung von Microsoft Exchange in die Cloud.

Kunde: Siemens Healthineers AG

Siemens Healthineers AG ist die Muttergesellschaft mehrerer Unternehmen, die als Konzern weltweit einer der größten Anbieter im Gesundheitswesen sind und rund 53.000 Mitarbeiter in über 70 Ländern weltweit beschäftigen. Sie startete am 16. März 2018 erfolgreich an der Frankfurter Wertpapierbörse. Der Hauptsitz in Deutschland ist in Erlangen. Im Geschäftsjahr 2017/18 wurde ein Umsatz von 13,4 Mrd. Euro erzielt. Jeden Tag profitieren etwa fünf Millionen Patienten weltweit von deren innovativen Produkten und Dienstleistungen aus den Bereichen diagnostische und therapeutische Bildgebung, Labordiagnostik und molekulare Medizin sowie von den Angeboten in den Bereichen digitale Gesundheitsservices und Krankenhausmanagement.

Ausgangssituation und Herausforderung

„Ab in die Cloud“ – hieß auch die Devise von Siemens Healthineers. Ein erster Schritt war die Auslagerung von Microsoft Exchange in die Cloud. Im Rahmen dessen galt es über 70.000 Mailboxen weltweit von Microsoft Exchange On-Premise (ursprünglicher E-­Mail Server) hin zu Microsoft Exchange Online (Cloud) zu migrieren.
Ziel des Vorhabens war vor allem die Bereitstellung eines „Digital Workplace“ für die Mitarbeiter weltweit, um die User Experience zu erhöhen. Des Weiteren sollten durch die Umstellung auf Microsoft Exchange die laufenden Betriebskosten für Lizenzen und Infrastruktur optimiert werden.

Siemens Healthineers Ziel Herausforderung

Projektziel und Herausforderungen beim Exchange Online Rollout für Siemens Healthineers

Die Vorteile von Exchange Online werden sehr schnell sichtbar – Mitarbeiter können damit z. B. auch von unterwegs aus auf ihr Postfach zugreifen, ohne das Firmennetz zu belasten. Administratoren werden zeitlich entlastet, denn das Management der eigenen Infrastruktur wird deutlich einfacher. Außerdem bietet MS Exchange Online dem End-User den Vorteil eines größeren Outlook-Postfaches (100 GB) und sichert dank Multi-Faktor-Authentifizierung die Daten des End-Users zusätzlich.
Zu Beginn der Exchange Online Migration lag eine auffallend heterogene Mailboxlandschaft vor. Die besondere Herausforderung lag darin, die Siemens Healthineers Mailboxen, welche sich an unterschiedlichen Infrastruktur Standorten befanden – On-Premise sowie im Siemens Office 365 Tenant (Mandanten) – letztendlich in den Siemens Healthineers Office 365 Mandanten zu migrieren.
Neben einigen Restriktionen und besonderem Planungsaufwand war es eine der größten Herausforderungen, die Migration im vorgegebenen straffen Zeitplan durchzuführen.
Denn jede Verzögerung würde mit exorbitanten Kosten für die „Staging Infrastructure“, d. h. für die bestehenden angemieteten Server eines Fremdrechenzentrums, einhergehen.

Lösung

digatus konnte bereits von Beginn an zu einem erfolgreichen Projektablauf im vorgegebenen Zeitrahmen beitragen. Dabei begleitete das digatus Projektteam die Transition zu Exchange Online und stellte folgende Funktionen bereit:

Rollout Transition Manager
Da es sich um eine globale Transition handelte, war es besonders wichtig diese sorgfältig und mit Rücksicht auf regionale und bereichsspezifische Bedürfnisse zu planen, die Planung an die jeweiligen Siemens Healthineers Koordinatoren zu kommunizieren und die Mailboxen letztendlich zu migrieren. Ein Hauptaugenmerk lag darauf, dass Mailboxen, welche spezifische Eigenschaften aufwiesen, wie beispielsweise Abhängigkeiten zu weiteren Mailboxen, nicht unmittelbar migriert, sondern zunächst zurückgestellt und nachfolgend differenziert behandelt werden.

Technical Transition Manager
Nachdem der Rollout Transition Manager die Migration der Mailboxen vorbereitet hatte, nahm der Technical Transition Manager die Planung der Migration in Wellen vor. Vor der tatsächlichen Migration musste im nächsten Schritt zunächst geprüft werden, ob die Mailboxen die technischen Voraussetzungen erfüllen, um migriert zu werden.
U.a. musste dem zu migrierenden Account eine Office 365 Lizenz zugewiesen werden sowie derselbige im Azure Active Directory synchronisiert werden. Sobald die beschriebenen Voraussetzungen für die technische Bereitschaft (technical Readiness) der Mailboxen erfüllt wurden, konnte die Migration zu Exchange Online vorgenommen werden.

„Bei so einem Großprojekt ist die absolut reibungslose Zusammenarbeit und cross-funktionale fachliche Kompetenz in dem Projektteam unerlässlich. Die Resilienz und Kompetenz der digatus Kolleg*innen war ein wichtiger Erfolgsfaktor für die erfolgreiche Durchführung der Exchange Online Migration.“

Peter Doma – Head of Modern Workplace, Siemens Healthineers AG

Hypercare Lead
Die Rolle des Hypercare Leads verantwortete vor allem, dass die Serviceüberführungs-Phase durch Hypercare Dienstleistungen unterstützt wurde. Beispielsweise sind an dieser Stelle sowohl die Berichtserstellung über aufkommende Tickets als auch die Funktion als Hauptansprechpartner bei anfallenden Eskalationen zu nennen.
Ein besonderer Mehrwert wurde durch Erstellung von Wiki Artikeln und Knowledge Base Artikeln (z. B. Synchronisierung von E-Mail und Mobiltelefon, Status des Migrationsprozesses der Mailbox, Problembehebung nach Migration) geschaffen, welche nach dem Projekt an den First Level Support übergeben werden konnten.

Projektsteuerung
Die Projektsteuerung konnte während des gesamten Projektes dazu beitragen, dass standardisierte Projektmanagement Methoden implementiert und konsistent angewendet wurden. Beispielsweise wurden agile Methoden unter Zuhilfenahme von innovativen Anwendungen wie Microsoft Teams und Project eingeführt, überwacht und gesteuert.
Zudem konnte die Projektsteuerung die Projektleitung/­team durch administrative und operative Unterstützung wesentlich entlasten (bspw. Risikomanagement, Koordinierung von Projektaktivitäten, Projektplan aufsetzen und pflegen).
Ebenso konnte eine effiziente und effektive Zusammenarbeit durch die Förderung von Austausch, Abstimmung und Motivation zur Bindung der Projektmitarbeiter gewährleistet werden.

Kundennutzen

Die Migration zu MS Exchange Online konnte im vorgegebenen engen Zeitrahmen erfolgreich durchgeführt werden, da das digatus Projektteam in dieser Konstellation die Vielzahl an fachlichen, technischen und methodischen Erfordernissen optimal einbringen konnte.
Aufgrund der langjährigen Kooperation von digatus und Siemens Healthineers konnten sich die Berater schnell in ihre Rollen und in das Unternehmensumfeld einfinden. Nicht zuletzt konnte das große gegenseitige Vertrauen und die stets transparente Arbeitsweise trotz einiger Herausforderungen zum Projekterfolg führen.

Patrick Streit

Patrick Streit
Als Geschäftsführer unserer Consulting Einheit liegen seine Schwerpunkte vor allem in den Ressorts Finanzen, Personal sowie Projektmanagement. Darüber hinaus übernimmt er das Key Account Management für Großkunden und leitet den Standort in Franken.

Kontakt

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