Kunde: BEXity GmbH

Die BEXity GmbH ist ein österreichisches Unternehmen, welches spezialisiert ist auf die Bereiche Transportlogistik sowie Warehousing. Die BEXity hat sich mit ihrem flächendeckenden Stückgut-Netzwerk in Österreich und der Markenlogistik mit den Warehouse-Standorten in Oberösterreich in den Branchen Food und Fast-Moving-Consumer-Goods als zuverlässiger Dienstleister und Partner etabliert. Mit seinen rund 800 Mitarbeitern, verteilt an 16 Standorten, setzt BEXity bis heute Branchenmaßstäbe in Bezug auf hochwertigen und zuverlässigen Transportservice.

Ausgangssituation und Problemlösung

Im Dezember 2019 übernahm die Mutares SE & Co. KGaA im Rahmen einer Plattformakquisition das Geschäft der Q Logistics GmbH von der Österreichische Bundesbahnen – Holding Aktiengesellschaft (ÖBB). Damit verstärkte Mutares sein bisheriges Segment im Bereich Goods & Services. Durch die vollständige Integration der Q Logistics in die ÖBB war eine Ausgliederung der IT der Q Logistics aus dem Konzern erforderlich, welche innerhalb von 12 Monaten erfolgen sollte.

Im Zuge des IT Carve-Outs galt es sämtliche Mitarbeiter der neufirmierten BEXity an 16 Standorten in Österreich in eine neue IT-Landschaft zu überführen. Darüber hinaus musste das ERP System sowie alle weiteren Applikationen separiert werden. Zur Unterstützung der lokalen IT-Abteilung bei der Implementierung und zukünftigen Instandhaltung der notwendigen IT-Infrastruktur, wurde zu Beginn des Projektes ein lokaler IT-Dienstleister mit umfassendem Know-how gesucht. Hauptaufgaben des Dienstleisters sollen neben dem Aufbau einer neuen IT-Infrastruktur an den Standorten sowie an einem zentralen Rechenzentrumsstandort, auch der notwendige Client Rollout an den einzelnen Standorten innerhalb der TSA Laufzeit sein. Parallel dazu galt es, zukünftige Serviceprozesse für den Future mode of Operation neu zu definieren und eine Implementierungsstrategie dafür zu entwickeln.

„Dieses Projekt und den damit verbundenen Umfang in nur zwölf Monaten und gleichzeitiger Business Continuity abschließen zu können, war ein enormer Erfolg für alle Beteiligten. digatus hat es hier geschafft gemeinsam mit dem IT-Dienstleister, allen weiteren Providern sowie den internen Kollegen das definierte Konzept von Beginn an sehr erfolgreich umzusetzen. Ohne die Expertise von digatus, wäre die Umsetzung eines solchen Projektes in diesem Zeitraum sehr schwierig gewesen.“

Robert Blum – IT Leiter, BEXity GmbH

Eine weitere zentrale Herausforderung innerhalb des IT Carve-Outs war die Trennung und der Neuaufbau des SAP-Systems. Durch die sehr gute Unterstützung der Verkäuferseite wurde das SAP-System bereits separiert übergeben. Dadurch konnte die notwendige Infrastruktur als auch der Wissenstransfer für das SAP-System innerhalb kurzer Zeit abgeschlossen werden. Parallel dazu wurden sämtliche Applikationen neu aufgesetzt und deren Funktionalität hinreichend getestet. Die dafür notwendigen Schnittstellen mussten angepasst oder neu entwickelt werden. Aufgrund der Vielzahl von Applikationen und der damit verbundenen Komplexität, war eine stringente sowie umfassende Planung und Abstimmung mit sämtlichen Beteiligten während des gesamten Projektverlaufs erforderlich.

Das SAP-System sowie alle weiteren Applikationen wurde im Rahmen einer strukturierten Big Bang Migration von der ursprünglichen OEBB Infrastruktur an einem einzigen Wochenende in die neue Umgebung überführt. Durch die erfolgreiche Migration konnte bereits nach neun Monaten der Grundstein für die Eigenständigkeit der BEXity in Bezug auf die Infrastruktur sowie der wichtigsten Applikationen gewährleistet werden. Innerhalb der verbliebenen drei Monate galt es die Mitarbeiter und Standorte in ganz Österreich mit neuer Hardware zu versorgen und in die zentrale IT-Infrastruktur zu integrieren. Durch die Einflussnahme von Covid-19 erforderte dies ein klar strukturiertes Risikomanagement, welches die besonderen Umweltfaktoren kontinuierlich berücksichtigte.

Durch die Ausarbeitung von verschiedenen Planszenarien gemeinsam mit dem lokalen IT-Dienstleister, konnte sichergestellt werden, dass sämtliche Rollouts an den Standorten erfolgreich innerhalb der dafür vorgesehenen Zeit durchgeführt werden konnten. Eine besondere Herausforderung stellte die Migration der über 150 Kundenanbindungen dar, da diese einzeln in Abstimmung mit den Kunden der BEXity migriert werden mussten. Durch ein enges Tracking aller beteiligten Dienstleister konnte diese Umstellung kurz vor Ende der TSA-Laufzeit erfolgreich abgeschlossen werden.

Kundennutzen

BEXity ist mit Ende des Jahres 2020 in die vollständige IT-Eigenständigkeit überführt worden. BEXity profitierte von einem durchwegs klaren Projektmanagement bei gleichzeitig voller Kostentransparenz.
Durch die Auswahl eines österreichischen IT-Dienstleisters wurde eine neue IT-Infrastruktur sowie ein Helpdesk mit den zugehörigen Serviceprozessen implementiert. Diese Prozesse wurden bereits während der Projektlaufzeit etabliert und optimal an die Bedürfnisse der BEXity angepasst.