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Erfolgreiche Meetings: von der richtigen Einladung bis zur strukturierten Nachbereitung

Im Artikel zur Meetingkultur in Online und Offline Meetings wurden bereits deren allgemeineren Aspekte und Charakteristiken beleuchtet und festgestellt, dass oftmals die Etikette mehr zum Erfolg beiträgt als die Auswahl der Tools. In diesem Beitrag wird näher auf die drei Phasen einer Besprechung (Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung) eingegangen und die wichtigsten Punkte aufgeschlüsselt, die es zu beachten gibt.

Egal ob es sich um ein klassisches offline Meeting in einem Besprechungsraum im Büro handelt oder um eine virtuelle Besprechung mit der Zuhilfenahme von Tools wie Teams, Zoom, Skype for Business, Google Meet und Co., die grundlegende Herangehensweise ist doch immer dieselbe.

Eine gründliche Vorbereitung auf das Meeting

Sobald Zweck und Anlass eines Meetings klar sind, beginnt die Vorbereitung. Dies bedeutet eine Einladung zur Besprechung wird erstellt und an die Teilnehmer versendet. Wichtig ist, dass alle Informationen, die ein Meeting Teilnehmer benötigt, in dieser Einladung enthalten sein sollten. Daher ist es zu empfehlen, sich im Voraus ein paar Gedanken zu machen bevor man sie versendet.

Wer?
Die Anzahl der Teilnehmer einer Besprechung scheint zunächst eine einfache Entscheidung. Oftmals wurde im Rahmen eines anderen Anlasses bereits abgesprochen, welche Beteiligten benötigt werden. Nichtsdestotrotz lohnt es sich, genau darüber nachzudenken wer von diesem Meeting und dessen Informationen profitiert, wer etwas präsentieren möchte oder sollte und welche Personen für eine produktive Diskussion benötigt werden. Ansonsten kann es passieren, dass entweder zu viele Personen eingeladen werden oder wichtige Entscheider oder Beitragende sogar fehlen und somit nicht einbezogen werden. Bei der Überlegung für die Teilnehmerzahl lohnt es sich außerdem die sogenannte Zwei-Pizza-Regel von Jeff Bezos in Betracht zu ziehen. Diese besagt, dass die an einem Meeting teilnehmenden Personen von maximal zwei Pizzen satt werden sollten. Geht man von amerikanischen Pizzen aus, so sollten also höchstens acht Personen an einem Meeting teilnehmen, um es möglichst produktiv und lösungsorientiert durchführen zu können.

Was?
Wir nehmen an, der Zweck und das Ziel des Meetings sind in diesem Schritt dem Organisator bekannt. Doch die Herausforderung besteht nun darin, den Anlass für den Einladungstext und den Titel zusammenzufassen.
Der Titel des Meetings sollte aussagekräftig sein, sodass nur durch Lesen des Titels in der Kalenderübersicht klar ersichtlich ist, worum es in dieser Besprechung geht. Hilfreich hierbei ist es auch, den Titel mit dem Namen des Projekts, der Arbeitsgruppe oder des übergeordneten Themas zu beginnen. Dies könnte folgendermaßen aussehen: „Projekt XYZ – Budgetplanung“
Das nächste Augenmerk liegt auf dem Einladungstext. Oftmals wird diesem wenig Beachtung geschenkt und er wird manchmal sogar ganz weggelassen. Dabei ist er eine gute Möglichkeit die Kernziele des Meetings darzulegen, eine Agenda festzulegen und jedem Teilnehmer eine klare Zusammenfassung des bevorstehenden Meetings zu geben. Dies ist vor allem hilfreich, um Personen abzuholen, die zuvor noch nicht involviert waren und allen Teilnehmern die Erwartungshaltung an das Meeting zu verdeutlichen.
Dementsprechend sollte die Einladung also eine Agenda sowie eine Zusammenfassung des Ziels und Zwecks der Besprechung enthalten.

Wann und wie lange?
Die nächste Frage, die sich bei der Vorbereitung eines Meetings stellt, ist wann es stattfinden und wie lange es dauern soll.
Die Frage nach dem Wann ist oftmals schon durch vorangehende Diskussionen grob oder genau festgelegt und zwischen den Beteiligten abgestimmt. Wenn jedoch noch kein exakter Termin festgelegt wurde, ist es hilfreich die Funktion „Terminassistent“ zu verwenden, die bei Teilnehmern der gleichen Organisation meist aktiviert ist. Auf diese Weise erhält man eine Übersicht über freie Terminslots in den Kalendern der Eingeladenen. Eine Alternative hierzu bieten verschiedenste Add-Ins für Kalenderanwendungen, die durch eine kleine Umfrage den passendsten Termin ausfindig machen. Jeder Meeting Teilnehmer kann auf diese Weise seinen Favoriten unter einer Auswahl von Terminen und Uhrzeiten einreichen und als Ergebnis wird der Termin identifiziert, an dem die Verfügbarkeit von allen am größten ist.
Eine weitere nicht zu unterschätzende Frage ist, wie lange das Meeting dauern sollte. Hier liegt die Kunst darin, den Zeitrahmen weder zu kurz noch zu lang zu bestimmen. Zu kurz bedeutet, dass nicht alle zu besprechenden Themen in der vorgegebenen Zeit abgedeckt werden können und gegebenenfalls ein Folgetermin von Nöten ist. Ist der Zeitrahmen zu lang angesetzt, kann es passieren, dass die Zeit nicht produktiv genutzt wird. Da Kalender von vielen meist mit Terminen überquellen und auch Doppelbuchungen keine Seltenheit sind, ist es umso wichtiger die Frage nach dem „wie lange“ nicht zu unterschätzen. Hier gilt der Grundsatz „Übung macht den Meister“, denn nur durch die Erfahrung lernt man am besten abzuschätzen, welche Zeitdauer wirklich benötigt wird.

Wo?
Bei der Frage nach dem Wo der Besprechung beschränken wir uns auf die einfachen Kategorien Online und Offline Meeting. Soll die Besprechung in einem Meetingraum im Unternehmensbüro oder über ein virtuelles Konferenz Tool online stattfinden. Die Antwort auf diese Frage steht meist in direkter Korrelation zu der Frage der Meeting Teilnehmer. Ist es allen Beteiligten möglich, persönlich vor Ort in einem Besprechungsraum anwesend zu sein? Wenn die Teilnehmer an unterschiedlichen Standorten oder sogar in unterschiedlichen Ländern sitzen, ist die Entscheidung leicht getroffen. Falls es jedoch möglich ist und es keine besonderen Umstände verhindern, ist die beste Wahl ein offline Meeting, bei dem sich alle Teilnehmer physisch begegnen. Das Erlebnis eines „real-life“ Meetings kann (noch) in keiner Weise virtuell ersetzt werden.

Online Meeting Checkliste

Checkliste für erfolgreiche Meetings, von der gründlichen Vorbereitung über die Durchführung, bis hin zur strukturierten Nachbereitung

Reaktion auf die Meeting Einladung
Nach dem Versenden der Termineinladung liegt der Ball beim Eingeladenen. Die Einladung wird durchgelesen, verstanden und bei eventuellen Unklarheiten beim Organisator nachgefragt. Eine Reaktion auf die Meeting Einladung entspricht einer Entscheidung für oder gegen die Teilnahme an der Besprechung und wird dem Organisator als Feedback gemeldet. Hierbei sind auf Seiten des Eingeladenen folgende Fragen ehrlich zu beantworten:

  • Bin ich zum genannten Termin verfügbar?
  • Bin ich der richtige Ansprechpartner für dieses Thema?
  • Kann ich einen Beitrag leisten?
  • Sind die zu besprechenden Informationen für mich relevant?

Individuelle Vorbereitung der einzelnen Teilnehmer
Nach der Zusage zum Meeting geht es für jeden der Teilnehmer an die individuelle Vorbereitung auf den Termin. Dazu zählt beispielsweise relevante Dokumente vorab zu sichten, Präsentationen zu erstellen, Umfragen zu beantworten sowie Unklarheiten und offene Punkte zu notieren, um sie dann im Meeting zu klären. Wichtig ist hierbei, dass die benötigten Materialien den Beteiligten vorab zur Verfügung gestellt werden und klar kommuniziert wird, was damit zu tun ist. Jeder Teilnehmer des Meetings muss sich bewusst sein, welche Vorbereitungen er vorab zu treffen hat und welche Unterlagen und Hilfsmittel er zur Besprechung mitbringen sollte.

Ready Check unmittelbar vor dem Meeting
Kurz vor einem Meeting ist es sinnvoll, einen kurzen Check durchzuführen. Dies beginnt bei der Einrichtung und Überprüfung der Funktionalität der elektronischen Hilfsmittel wie Kopfhörer, Mikrofon, Beamer, Kamera bis hin zur gedanklichen Vorbereitung auf das Thema, das nun besprochen wird.

Die strukturierte Durchführung des Meetings

Nun kann es los gehen. Alle Vorbereitungen sind abgeschlossen. Die Durchführung eines strukturierten Meetings kann beginnen.
Die Durchführung kann grob in drei Teile eingeteilt werden, dem Intro, dem Hauptteil und dem Schluss. Darüber hinaus gibt es generelle Aspekte, die während dem gesamten Meeting relevant sind.

Generell:
Wie bereits in unserem ersten Beitrag zum Thema Meeting erwähnt, ist die Einhaltung der Meeting Etikette für ein erfolgreiches Meeting oftmals mehr entscheidend als die Verwendung der richtigen Tools. Für die gesamte Besprechung, ob offline oder online Meeting, gilt die Beachtung von generellen Kommunikationsregeln, um produktive Diskussionen und konstruktive Lösungen zu erhalten.[/artikel_text][artikel_text headline=“Intro“]

Begrüßung und Vorstellung
Bei einem Teilnehmerkreis, bei dem sich die Personen noch nicht kennen, beginnt das Meeting nicht nur mit einer Begrüßung, sondern auch mit einer kurzen Vorstellungsrunde. Reservierung von ein paar Minuten für Smalltalk unter den Beteiligten kann helfen eine entspanntere Atmosphäre zu schaffen. Sehr nützlich hierbei ist unter anderem auch die Verwendung sogenannter Ice Breaker. Durch eine Fragestellung, die nichts mit dem Meeting Thema zu tun hat, können die Personen aus ihren vorherigen Gedanken, Aufgaben, Besprechungen ins hier und jetzt geholt werden. Wir haben bereits einige Beispiele für Ice Breaker mit unterschiedlichem Umfang und Intention zum Ausprobieren zusammengestellt. Es gilt zu beachten, dass dieser Teil des Meetings in die Besprechungszeit einkalkuliert wird und die tatsächliche Dauer nicht aus den Augen verloren geht.

Hauptteil

Agenda des Meetings
Bevor die eigentlichen Vorträge, Diskussionen, Präsentationen starten können, ist es sinnvoll den Zweck des Meetings kurz zusammenzufassen. Dies ist am einfachsten, wenn die Agenda durchgegangen wird und generelle Fragen beantwortet werden: Was ist das Ziel des Meetings? Was wollen wir besprechen? Was wird erwartet? Wie sieht optimalerweise das Ergebnis aus?

Notizen des Meetings
Damit im Nachgang zur Besprechung die Notizen bzw. das Protokoll des Meetings für alle zur Verfügung gestellt werden kann, ist festzulegen, wer die verantwortliche Person dafür ist.
Eine sinnvolle Option ist es, während der Besprechung die elektronische Live-Mitschrift für alle Beteiligten sichtbar zu machen, indem der Bildschirm über Screen Sharing oder Beamer geteilt wird.

Schluss

Zusammenfassung & Ausblick
Idealerweise wird das Meeting mit einer kurzen Zusammenfassung abgeschlossen. Diese enthält die Aspekte, die diskutiert wurden und auf die sich (nicht) geeinigt wurde.
Auch der Ausblick, was als nächstes ansteht und wie weiter mit dem entsprechenden Thema verfahren wird gehört an diese Stelle. Dies kann unter der Rubrik „nächste Schritte“ zusammengefasst werden. Diese enthält üblicherweise die Aufgaben, die während dem Meeting identifiziert wurden und sich als Konsequenz ergeben.

Eine sorgfältige Nachbereitung

Versendung der Notizen & Bereitstellung von Dokumenten
Um eine Nachhaltung der besprochenen Themen zu gewährleisten, werden die Notizen des Meetings als Protokoll an alle Meeting Teilnehmer versendet. Alternativ wird dieses an einem zentralen Ort abgelegt, zu dem jeder Zugriff hat, wie beispielsweise auf einer SharePoint Seite für das Team. Darüber hinaus sollten auch alle weiteren Dokumente geteilt werden, wie beispielsweise gezeigte Präsentationen. Protokoll und zugehörige Unterlagen dienen als Dokumentation der Besprechung, zum Nachschlagen aller Informationen zu dem besprochenen Thema aber auch um beispielsweise für zukünftige Meetings daran anzuknüpfen.

Aufgabenzuweisung
Darüber hinaus sollten alle Aufgaben und nächsten Schritte, die identifiziert und auf die sich geeinigt wurde, verteilt werden. Diese können beispielsweise in den „Meeting Minutes“ – dem Protokoll – inkludiert werden.
Falls die Meeting Teilnehmer ein gemeinsames Projektmanagement Tool verwenden, um die Team-Aufgaben zu verwalten, können die Tasks aus der Besprechung direkt dort eingetragen werden. Ein Vorteil hierbei ist, dass die Aufgaben im gleichen Zug den verantwortlichen Personen zugewiesen werden können und ggf. eine automatische Benachrichtigung versendet wird.

Folgemeeting
Nach dem Meeting ist vor dem Meeting oder anders gesagt, der Meeting Prozess beginnt von vorne. Falls ein Folgemeeting notwendig ist, um offene, ungeklärte Punkte in einer weiteren Runde zu besprechen oder daraus neue Themen identifiziert wurden, wird dies nun organisiert und mit der Vorbereitung begonnen.

Fazit

Ein erfolgreiches und strukturiertes Meeting, das Mehrwert schafft will gut vorbereitet sein. Die Vorbereitung ist die Basis für die produktive und strukturierte Durchführung und somit nicht zu unterschätzen. Dies ist nicht nur für den Organisator gültig, sondern für alle Teilnehmer. Je besser sich jeder einzelne mit dem Thema im Vorfeld auseinandersetzt, desto produktiver gestaltet sich das Meeting selbst.

hannes-götz

Hannes Götz
Seit Mitte 2018 ist er Mitarbeiter der Consulting-Einheit. Aktuell unterstützt er als Consultant ein Projekt zur Transformation der Arbeitsumgebung des Kunden zu Windows 10 & Office365. Hierbei kann er unter anderem durch seine gesammelte Erfahrung im Bereich Softwarerollout und Client Asset Management in der IT Abteilung von kleinen und mittelständischen Unternehmen zum Projekt beitragen.

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