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Digitalisier­ung von Geschäfts­prozessen im Einkauf

Softwaregestützte Geschäftsprozesse sind der Schlüssel zu Stabilität und Transparenz. Am Beispiel einer Verbesserung im Bereich Supply-Chain zeigen wir Ihnen, wie mit kleinen Veränderungen große Ergebnisse erzielt werden können.

Kunde: DocMorris

Apotheke neu denken, Innovationen wagen, den Dialog suchen – dieses Erfolgsrezept hat DocMorris zur bekanntesten Apothekenmarke in Deutschland und zugleich zur größten Versandapotheke Europas gemacht. Seit Gründung des Unternehmens im Jahr 2000 steigt die Kundenzahl stetig an. Mittlerweile haben über vier Millionen Menschen Medikamente bei DocMorris bestellt. Als pharmazeutischer Dienstleister entwickelt und realisiert DocMorris spezielle Chroniker-Programme in Zusammenarbeit mit pharmazeutischen Unternehmen und Krankenkassen.Im Jahr 2016 betrug der Umsatz 331 Millionen Euro. Etwa 600 Menschen arbeiten am Erfolg von DocMorris, einem Tochterunternehmen der Schweizer Zur Rose Group AG mit Sitz im niederländischen Heerlen.

Ausgangssituation und Herausforderung

DocMorris stand Ende 2015 vor der Herausforderung, im Laufe des Jahres 2016 und in der Zeit danach, große Wachstumsinitiativen starten zu wollen. Dies hätte sich durch steigendes Umsatz und Produktvolumen auch auf die eingesetzten Bestellprozesse und involvierten IT-Systeme ausgewirkt. Darüber hinaus war das bisher genutzte Verfahren hochgradig von manuellen Tätigkeiten im Bereich des Einkaufs geprägt, und würde zu möglichen Engpässen bei steigendem Volumen führen, insbesondere im Bereich der Massenverarbeitung von SAP-Bestellungen.

DocMorris Logisitk
DocMorris Logistik (Quelle: DocMorris, Tobias Zeit 2016)

Lösung

digatus analysierte die betroffenen Prozesse und Arbeitsschritte, sowie die dazu genutzten IT-Systeme. Diese umfassten sowohl das initiale SAP ERP System, welches durch den Einkauf und angeschlossene Planungseinheiten zur Kapazitäts- und Volumenplanung verwendet wird, als auch daran angeschlossene Folgesysteme und Applikationen und die damit verbundenen Tätigkeiten. Mit den Ergebnissen der Analyse als Grundlage entwickelte digatus eine eigenständige, virtualisierte Software-Appliance als Prototypen, welche relevante Arbeitsschritte automatisiert abwickelte und dabei gleichzeitig die Transparenz über einzelne Vorgänge verbesserte sowie die Datensicherheit optimierte. Nach einem zweimonatigen, agilen Entwicklungsbetrieb und der kontinuierlichen Verbesserung und Optimierung wurde die Appliance dann erfolgreich in den Produktivbetrieb überführt, und obsolete Altsysteme sowie -prozesse abgeschaltet und archiviert.

„Stabile und effiziente Einkaufsprozesse sind der Schlüssel zur Sicherstellung unseres Warenvorrats, und damit der reibungslosen Versorgung unserer mehr als 4 Millionen zufriedenen Kunden. Mit der von digatus entwickelten Software-Appliance sind wir nun in der Lage, auch unser zukünftiges Bestellvolumen in Time und bei kontinuierlicher Qualität und Kostenstruktur erfolgreicher bearbeiten zu können!“

Michael Veigel – DocMorris

Kundennutzen

Neben dem Abbau von Risiken durch manuelle Fehlbedienung und der Vereinfachung von Arbeitsschritten ist heute sichergestellt, dass alle relevanten Bestellungen erfolgreich den jeweiligen Lieferanten automatisiert zugestellt werden. Dabei erzeugte Rückmeldungen (manuell wie auch automatisiert) werden zuverlässig erfasst, und dem/der jeweiligen Einkaufsmitarbeiter/in zur Vorlage und eventuellen Weiterbearbeitung automatisiert zugewiesen. Die heute damit gewonnenen Zeit- und Aufwandsressourcen können zukünftig eingesetzt werden, um deutlich größere Volumina erfolgreich verarbeiten zu können, und damit Optimierung und Kostenverbesserungen innerhalb der Organisation zu ermöglichen!

Carl-Friedrich Heintz

Carl-Friedrich Heintz
Als Mitgründer und Partner treibt er unsere Entwicklung maßgeblich mit voran, insbesondere in den Schwerpunktthemen M&A Aktivitäten sowie bei der Entwicklung unseres Portfolios. Seine 15 Jahre Erfahrung im IT Umfeld bringt er sowohl in Kundenprojekten mit dem Fokus auf M&A IT sowie Industrie 4.0 Themen erfolgreich zum Einsatz, als auch beim Scouting neuer Technologien und Geschäftsmodelle.

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