Wenn von Digitalisierung und komplexen IT-Systemen die Rede ist, gilt der erste Gedanke nicht unbedingt der Wohlfahrts-Branche. Doch gerade die dezentralen Strukturen von sozialen Einrichtungen wie der Caritas und die Verteilung auf viele Standorte erfordern ein hohes Maß an Organisation. Hinzu kommt die sehr oft mobile Arbeitsweise der Mitarbeiter. Informationen müssen auch unterwegs stets aktuell abrufbar sein. Das lässt sich in diesem Umfang nur durch den Einsatz moderner Technologien realisieren.
Auch die Digitalisierung der Gesellschaft schreitet zügig voran und ändert die Ansprüche der Hilfsbedürftigen und deren Angehörigen an soziale Dienste. Das Smartphone informiert auf Wunsch über freie KITA-Plätze, Speisepläne und Neuigkeiten. Termine werden online abgestimmt und Einsatzpläne laufend aktualisiert. Wer auch weiterhin von den Menschen wahrgenommen werden möchte, muss den digitalen Wandel mitgehen.
Kunde: Caritasverband für die Diözese Würzburg e.V.
Der Caritasverband ist der Sozialdienst der katholischen Kirche und beruht auf dem Prinzip der Nächstenliebe. Die weltweit tätige Organisation agiert als Fürsprecher und Helfer in der Not für benachteiligte und bedürftige Menschen. Situationsbedingt wandeln sich die Aufgaben der Caritas stets im Laufe der Zeit und passen sich den jeweiligen Bedürfnissen der Menschen an. So liegt der aktuelle Fokus zum Beispiel auf der Versorgung von Pflegebedürftigen, dem Betrieb von Kindertagesstätten sowie der Qualität in Fort- und Weiterbildung. Heutige Herausforderungen umfassen außerdem die Beratung von Flüchtlingen und anderen bedürftigen Personengruppen. Zahlreiche haupt- und ehrenamtliche Mitarbeiter unterstützen alleinerziehende Eltern im Alltag und begleiten Trauernde auf ihrem schweren Weg der Bewältigung und Verarbeitung.
von links: Caritasdirektor Dr. Wolfgang Kues, Michael Majewski, Ralf Hildebrand, Stephan Bals (digatus)
Ausgangssituation und Herausforderungen
Besonders für kleinere Träger der Caritas werden die komplexeren Anforderungen an die IT-Nutzung zu einer immer größeren Herausforderung. Einen sinnvollen, wirksamen, rechtskonformen und wirtschaftlichen Technologieeinsatz können diese heute nicht mehr alleine bewerkstelligen. Doch gerade Caritasverbände verwalten besonders sensible Daten über gesundheitliche und soziale Probleme ihrer Klienten und Patienten, die es zu schützen gilt.
Der Diözesan-Caritasverband Würzburg sah Handlungsbedarf und rief deshalb das Projekt Caritas Digital 21 ins Leben. Mit diesem innovativen Leuchtturmprojekt forciert die Caritas die Digitalisierung der Wohlfahrts-Branche und setzt damit bisher einzigartige Maßstäbe für die Branche in Deutschland.
Ziel von Caritas Digital 21 ist die Zusammenfassung des IT-Betriebes für sämtliche Caritas Rechtsträger innerhalb der Diözese Würzburg. Die Steuerung, Überwachung und Beratung soll dabei beim Diözesan-Caritasverband liegen. Deshalb gilt es zunächst, die entsprechenden Kompetenzen und eine eigene IT-Organisation aufzubauen. Es soll eine moderne und standardisierte IT-Plattform geschaffen werden, um die Wettbewerbsfähigkeit der Caritas vor Ort zu stärken. Haupt- und Ehrenamtliche sollen bei technischen Aufgaben entlastet werden, damit sie sich besser auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.
Eine besondere Herausforderung stellt die hohe Anzahl an Einrichtungen dar, die innerhalb eines Jahres auf die neue Plattform migriert werden sollen. Beteiligen können sich sämtliche Caritas-Träger, Einrichtungen und Fachverbände, die Mitglied im Caritasverband für die Diözese Würzburg sind.
„Mit digatus haben wir einen zuverlässigen Partner gefunden, der in der Lage ist, sowohl unsere branchenspezifischen Anforderungen kundengerecht zu definieren, als auch im Anschluss die operative Umsetzung sicherzustellen.“
Dr. Wolfgang Kues – Caritasdirektor
Lösung
Die Leitung des Projektmanagements von Caritas Digital 21 übernimmt digatus unter Einsatz des bewährten PRINCE2® Standards. In der ersten Projektphase wurde ein Anforderungsprofil an den künftigen IT-Dienstleister erarbeitet, welcher anschließend in einem sorgfältig durchgeführten Ausschreibungsprozess ermittelt wurde. digatus ist außerdem zuständig für die Umsetzung der Transition vom aktuellen Betreiber der EDV zum zukünftigen IT-Dienstleister. Dies beinhaltet sowohl die Migration von Daten, Anwendungen und Infrastruktur, als auch die Einführung von IT-Serviceprozessen. Dabei gilt es, den laufenden Betrieb in den Einrichtungen so gering wie möglich zu beeinflussen und dennoch eine möglichst schnelle Umstellung auf die zukünftige Plattform zu realisieren.
Parallel dazu erfolgt der Aufbau der IT-Systeme und Infrastruktur. Es wird ein standardisierter Warenkorb definiert, welcher den verschiedenen Einrichtungen der Caritas differenzierte Angebote für alle benötigten IT-Dienstleistungen zur freien Auswahl zur Verfügung stellt. Dies beinhaltet sowohl PCs für die Büros als auch mobile Endgeräte für Außendienstmitarbeiter. Es wird Office-365 in einer speziell angepassten Version eingeführt, welche die Anforderungen des kirchlichen Datenschutzrechts erfüllt. Damit wird den Haupt- und Ehrenamtlichen eine sichere Kommunikation und Zusammenarbeit ermöglicht. Außerdem wird spezifische Fachsoftware für Pflege- und Beratungsaufgaben auf die Plattform migriert. Ein User-Help-Desk, der 24 Stunden an 365 Tagen im Jahr verfügbar ist, rundet das Angebot ab.
In einer ersten Pilotphase sollen Anfang 2018 etwa 700 Arbeitsplätze auf die neue IT-Plattform migriert werden. Bis zum Projektende 2021 ist die Auslagerung von über 3000 Arbeitsplätzen vorgesehen.
von links: Stephan Bals, Michael Majewski (digatus), Caritasdirektor Dr. Wolfgang Kues und Ralf Hildebrand (digatus)
Kundennutzen
Mit der Einführung eines innovativen IT-Systems ist die Caritas in der Lage, den digitalen Wandel der Branche aktiv mitzugestalten. Der Aufbau einer zeitgemäßen IT-Infrastruktur und die Ausstattung mit moderner Hard- und Software sorgen für den bestmöglichen Schutz sensibler Daten. Es werden gemeinsame Standards geschaffen, welche die Flexibilität der Mitarbeiter erhöhen und sie handlungsfähiger machen. Da sie sich weniger mit technischen Aufgaben auseinandersetzen müssen, können sich die Mitarbeiter intensiver auf ihre zentralen Aufgaben konzentrieren, den Dienst am Menschen. Auch nach außen hin wird die Caritas besser sichtbar und für die Menschen einfacher erreichbar.
Das Gesamtprojekt beinhaltet zudem die Einführung eines einheitlichen Rechnungsmodells für die in Anspruch genommenen IT-Dienste. Das macht die IT-Kosten fortan besser planbar und deutlich transparenter. Das Preismodell ist flexibel und schafft eine variable Kostenbasis nach dem Verbraucherprinzip. Der zentralisierte Einkauf und Betrieb der Plattform ermöglicht es der Caritas, Skaleneffekte zu nutzen und somit wirtschaftlicher zu arbeiten.
