In den letzten 1-2 Jahren hat sich die Art wie wir zusammenarbeiten stark gewandelt. Routinen und Gewohnheiten mussten überdacht und angepasst werden. Es ergaben sich neue Fragestellungen, die schnell beantwortet werden mussten. Wie kommunizieren wir remote am besten miteinander? Wie können wir unsere Projekte trotz der lokalen Trennung erfolgreich starten oder abschließen? Wie können wir ein ganzes Team von zu Hause managen ohne persönlichen Kontakt?
Die Beantwortung dieser und weiterer Fragen wird uns längerfristig erhalten bleiben und die Art unserer Zusammenarbeit nachhaltig prägen. Remote Work wird eine immer wichtigere Rolle spielen, denn 58% der Unternehmen planen das Home-Office im derzeitigen Umfang beizubehalten, weiterhin in der Kultur zu etablieren und zu erweitern. Ein Trend der bei Beschäftigten großen Anklang finden wird. 74% der Beschäftigten waren mit der Heimarbeit zufrieden oder sehr zufrieden. Nur jedes sechste Unternehmen will das Home-Office Angebot nach der Pandemie streichen.
Eigene Abbildung einer Umfrage des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zur IT-Sicherheit im Home-Office
Dieser Artikel soll einige Key Learnings des vergangenen Jahres zusammenfassen und darlegen, wie auch in Zukunft Projekte erfolgreich remote gemanagt werden können.
1. Trust is the new control
Die Projektarbeit hat sich quasi über Nacht verändert. Von Großraumbüros gingen wir ins Wohnzimmer, in die Küche oder ins hauseigene Büro. Die Kundenbesuche vor Ort, der tägliche persönliche Austausch mit Kollegen, die gelegentliche Kaffeepause – alles von jetzt auf gleich nicht mehr möglich. Etablierte Strukturen, Prozesse und Routinen wurden ausgehebelt.
Diese Situation erforderte von Projektleitern mehr denn je ein hohes Maß an Vertrauen in ihre Teams. Auch wenn es vielleicht an der ein oder anderen Stelle anfänglich Schwierigkeiten gab, so hat sich mittlerweile gezeigt, dass sich das entgegengebrachte Vertrauen gelohnt hat. Es wurde deutlich, dass Projektleiter ihre Teams nicht zwingend aus dem Büro heraus steuern und sie unter konstanter Beobachtung halten müssen. Zumal in einer globalisierten Welt Projektteams längst international zusammengesetzt werden und aus verschiedenen Nationen und Ländern heraus agieren.
Der Fokus muss zukünftig also vielmehr darauf liegen, dass Ergebnisse mit hoher Qualität geliefert werden und nicht darauf, dass die Mitarbeiter acht Stunden brav im Büro vor dem Rechner sitzen. Die Kernaufgabe von Projektleitern muss daher sein, eine motivierende, offene und kommunikative Haltung zu etablieren. Dies ist elementar, um die Mitarbeiter produktiv und effizient zu halten.
Nachdem nun alle Projektverantwortlichen gelernt haben sollten ihren Teams zu vertrauen, gilt es nachhaltig eine gesunde Balance zwischen Kontrolle und Vertrauen zu erzeugen. Dazu ist es wichtig, dem Team grundlegende Leitlinien mitzugeben, nach denen sie sich richten können und ihnen darüber hinaus ausreichend Handlungsfreiräume einzugestehen. Damit dies gelingt, müssen Projektleiter zudem ein Gespür dafür entwickeln, wer seine Teilprojekte eigenständig vorantreiben kann und wer dabei vielleicht etwas Unterstützung benötigt, was zum Beispiel bei neuen Kollegen oder Werkstudenten der Fall sein kann.
2. Virtuelle Teams – erfolgreich durch gute Kommunikation
Damit die Zusammenarbeit auch in virtuellen Teams reibungslos funktioniert, sind zwei Faktoren besonders wichtig: regelmäßige Kommunikation und effizienter Informationsaustausch. Gerade in Zeiten, in denen man sich nur unregelmäßig sieht, ist es essenziell die Mitarbeiter und das Team kontinuierlich über aktuelle Ereignisse und Ergebnisse zu informieren. Der Informationsaustausch zwischen den einzelnen Mitarbeitern kann schnell ins Stocken geraten, wenn man sich nicht eben mal bei einem Kaffee oder auf dem Flur oder einem gemeinsamen Mittagessen austauschen kann. Der Austausch auf dem sogenannten „kurzen Dienstweg“ entfällt. Wenn Projekte aber erfolgreich ans Ziel gebracht werden sollen, ist regelmäßige Kommunikation das wichtigste Mittel, um das Team zusammenzuhalten und das Projekt auf der Strecke zu halten. Regelmäßige Jour Fix, Status Reports aber auch Workshops in entspannter Atmosphäre können dabei helfen.
Neben der Sichtweise der Effizienz ist Kommunikation auch für das Teamgefühl wichtiger denn je, um beispielsweise auch neue Teammitglieder zu integrieren. Und genau hier müssen in Zukunft alte Denkmuster vergessen werden. Niemand ist Mitglied nur weil er im Büro anwesend ist. Es kommt darauf an die neuen Kollegen digital zusammenzubringen und neue virtuelle Teams zu gründen, die auch effizient arbeiten können, wenn sie sich nur virtuell kennengelernt haben. Dank moderner Kommunikations- und Kollaborations-Tools leben wir in einer Zeit, in der wir eine reibungslose online Kommunikation sicherstellen können und dies wohl langfristig auch müssen.
3. Moderne Tools für effizienteres Projektmanagement
Der richtige Einsatz geeigneter Tools und Technologien macht die effiziente Arbeit im Home-Office erst möglich und Corona hat die Digitalisierung im vergangenen Jahr noch einmal enorm vorangetrieben. Für rund 70% der mittelständischen Unternehmen hat die Pandemie einen Einfluss auf die Digitalisierung und auf den Beschleunigungsgrad.
Bei der Toolauswahl ist es ratsam, dass man sich gerade im Bereich Kommunikation und Zusammenarbeit möglichst auf ein zentrales Tool festlegt, wie zum Beispiel Microsoft Teams. Das führt zu mehr Vertrauen und Sicherheit im Umgang mit dem gewählten Tool. Zudem trägt es zu einer vereinfachten, schnelleren und unkomplizierten Kommunikation mit den Kollegen bei.
In einer projektbasierten Arbeitswelt gilt es sehr häufig gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Um mit Kollegen gleichzeitig an ein und demselben Dokument arbeiten zu können, ohne es in verschiedenen Versionen hin- und herzuschicken, ist der Einsatz von Kollaborationstools und Cloudlösungen ein geeigneter Ansatz. Die Vorteile für solch ein Investment sind vielfältig. Für Cloudlösungen muss beispielsweise nur für die genutzte Kapazität gezahlt werden. Daten und Workloads können flexibel verschoben werden. Zudem können auch die Services der Cloudlösung flexibel genutzt werden. Zusätzlicher positiver Nebeneffekt ist, dass das E-Mail Chaos reduziert werden und das Team sich verstärkt auf die relevanten Aufgaben fokussieren kann.
Für die Zukunft heißt das, dass Unternehmen immer mehr in diese Art der Arbeitsweise investieren, das heißt die Digitalisierung im Unternehmen aktiv mitgestalten und vorantreiben müssen. Gleichzeitig gilt es natürlich, den Fokus verstärkt auf die IT-Sicherheit zu legen, um die eigenen Daten und Systeme stets bestmöglich zu schützen.
4. Mehr Flexibilität durch agiles Projektmanagement
Um flexibel auf ungewisse, veränderliche Gegebenheiten und Situationen reagieren zu können, bietet sich langfristig ein agiler Projektmanagement-Ansatz an. Die Grundidee dabei ist, ein Projekt in mehrere Phasen zu unterteilen, wobei in jeder Phase Verbesserungen und Anpassungen möglich sind. Diese Art von Projektmanagement ist darauf ausgelegt Unsicherheiten zu erkennen und diese auch zu akzeptieren. Das bedeutet keineswegs, dass Kosten, Zeit oder Qualität leiden, sondern vielmehr mit einem inkrementellen und iterativen Ansatz flexibel auf die sich ändernden Anforderungen eingegangen werden kann. Das bedeutet, dass Anforderungen in kleinere und besser handhabbare Teile gegliedert werden, die im Rahmen eines so genannten Sprints von den Teammitgliedern nach Wichtigkeit priorisiert und umgesetzt werden.
Dies ermöglicht nebenbei auch eine bessere Überwachung und Kontrolle der Arbeitsfortschritte. Die einzelnen Arbeitsschritte werden akribisch geplant, um sich an Änderungen anzupassen und werden während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts ausgeführt. Anstatt ein fest definiertes Ziel anzusteuern, erlaubt der agile Ansatz dem Projektteam, effektiv auf sich ändernde Anforderungen zu reagieren. Agiles Projektmanagement ist somit darauf ausgelegt, dass Projekte auch in schwierigen Situationen und Krisen einen kontinuierlichen Beitrag zum Erfolg liefern.
3 Tipps für Projektmanager im Home-Office
Neben den bereits aufgezeigten Hard Facts, um Projekte weiterhin erfolgreich von zu Hause aus zu managen, gilt es natürlich auch die Soft Facts zu beachten. Zum Abschluss haben wir daher aus diesen Soft Facts drei Tipps zusammengestellt, welche die Zusammenarbeit aus dem Home-Office heraus erleichtern und zum Projekterfolg beitragen:
1. Die Kamera einschalten
Natürlich ist es bequem die Kamera auszuschalten und morgens direkt die Arbeit zu beginnen, ohne sich vorher großartig in Schale zu werfen. Allerdings ist es auch viel unpersönlicher und es fällt leichter eine Beziehung aufzubauen, wenn man den Kunden, Teammitgliedern oder neuen Kollegen in die Augen sehen kann. Darüber hinaus ermöglicht das Einschalten der Kamera den Ausdruck der Professionalität auch im Home-Office.
2. Zwischen den Meetings Platz lassen
Da man im Home-Office nicht erst vom Arbeitsplatz in einen Meetingraum wechseln muss und somit relativ konstant vor dem Laptop sitzt, kommt es häufig vor, dass Meeting an Meeting aneinandergereiht wird. Man geht von einem Thema nahtlos über in das Nächste und vergisst dann auch mal ausreichend Pausen zu machen. Wieviel Effizienz und produktiven Outcome diese eng getakteten Meetings tatsächlichen haben können ist fraglich. Daher ist es enorm wichtig, sich stets über die Sinnhaftigkeit und Wichtigkeit der Meetings Gedanken zu machen und sich zwischen den einzelnen Meetings möglichst etwas Zeit freizulassen.
3. Sich Zeit für Smalltalk mit den Kollegen nehmen
Wie bereits erwähnt, fehlen im Home-Office der Flurfunk und das Treffen mit den Kollegen an der Kaffeemaschine. Hinzu kommen die zahlreichen Calls und Meetings. Auch wenn es sich auf den ersten Blick anhört wie Zeitverschwendung, darf der soziale Kontakt zu den Kollegen nie zu kurz kommen, denn ein Team, das sich kennt und viel untereinander kommuniziert, arbeitet besser und effizienter zusammen. Um das Gefühl der Zusammengehörigkeit auch im Home-Office zu stärken, sollte man daher regelmäßig virtuelle Teamevents veranstalten und auch in längere Workshops lassen sich kleinere Teambuilding Events sehr gut mit einbauen.
