digatus_logo
Search
Generic filters
Filter by Standorte
Filter by Funktionen
Search
Generic filters
Filter by Standorte
Filter by Funktionen

Der steinige Weg zu einem nach­haltigen Software Asset Management (SAM)

Welches Unternehmen kennt das nicht, ein Softwareprodukt wird schnell mal benötigt und via Download heruntergeladen – somit lizenzrechtlich erworben. Im Hintergrund wurden durch einen Mausklick die AGB´s und Lizenzbedingungen akzeptiert und schon beginnt der Horror für jeden SAM-Compliancebeauftragten des Unternehmens.

Sollte eine solche Instanz in Ihrem Unternehmen noch nicht eingerichtet sein, wird bereits an dieser Stelle das Bewusstsein geschärft, dass der Geschäftsführer immer voll in der Verantwortung steht, dass sein Unternehmen ausreichend lizenziert ist.Denn ob die Software nun mit Zahlung eines Einmalbetrages käuflich erworben wurde, ein Mietmodell dahintersteht, das jährlich wiederkehrende operative Kosten mit sich bringt oder es sich hierbei lediglich um eine cloudbasierte Nutzungsvereinbarung handelt, der Lifecycle und die Compliancepflicht beginnen genau in diesem Moment.
Zusätzlich verpflichtet sich das Unternehmen häufig auch noch, einen Wartungs- und Softwarepflegevertrag abzuschließen, der neben weiteren Kosten das permanente Aufspielen von Updates und Upgrades beinhaltet.
Gewachsen über einen Zeitraum von nur einem Jahr, kommt ein Zoo von Softwareprodukten und Applikationen zusammen, der bereits in diesem Stadium nicht mehr seriös verwaltet werden kann.

Etablierung eines Lizenzmanagements im Unternehmen

Aus dieser unternehmerischen Verantwortung heraus empfiehlt sich die Installation eines Lizenzmanagements, über das die Beschaffungen von Software, Prüfungen von Lizenzbedingungen, das Kostenmonitoring sowie das Managen von Lizenzierungsmetriken gehandelt wird.
In welcher Intensität diese Funktion etabliert und wahrgenommen wird, kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein.
Kleinen Unternehmen mit übersichtlichen Clients und Softwareprodukten empfiehlt sich hierbei ein einheitlicher Beschaffungsprozess und ein regelmäßiges Reporting von Kosten und einer Softwareübersicht mit den eingekauften Lizenzmengen im stetigen Abgleich zur benötigten Anzahl – Stichwort Lizenzbilanz.
Interessanter wird es dann schon bei mittelgroßen Unternehmen, wo sich neben dem monetären Asset- und Contractmanagement auch ein vertiefter Blick hinter die Kulissen lohnt.
Insbesondere das individuelle Nutzungsverhalten, Lizenzpooling innerhalb des Unternehmens und die richtige Wahl der teilweise sehr unterschiedlich angebotenen Lizenzierungsmetriken können bereits einen erheblichen Impact auf die Wirtschaftlichkeit und Flexibilität der Gesamtorganisation haben.
Dies setzt jedoch weit umfangreichere Prozesse bereits beim Deployment voraus, also der Softwareverteilung und -zuordnung. Mitgelieferte Lizenzkeys müssen an dieser Stelle user- oder devicebezogen eindeutig zugeordnet werden, um ein sogenanntes „Metering“ durchführen zu können. Das Software-Metering liefert somit sämtliche Informationen über das Nutzungsverhalten der jeweiligen Programme und bildet somit die Grundlage zur Analyse aller Nutzungsdaten inklusive der Inventarisierung.

Unterstützung durch den Einsatz von Software Asset Management Tools

Durchaus auch für mittelständische Unternehmen interessant, für Großunternehmen und Konzerne nahezu unerlässlich, ist das professionelle Management unter Zuhilfenahme eines Software Asset Management Tools (SAM-Tool).
Hier gibt es eine große Anzahl an etablierten Herstellern (siehe Gartner Quadrant)

Gartner Magic Quadrant SAM

Gartner Magic Quadrant for Software Asset Management Tools (2019)

 

Eine sorgfältige technische Feinkonzeptionierung auf die jeweiligen Bedürfnisse, sowie die Prüfung auf Herz und Nieren während eines Proof of Concepts sind hierbei grundlegende Voraussetzung.
Ferner sollte bei der Entscheidung, neben den üblichen wirtschaftlichen und fachlichen Faktoren, dringend über den Tellerrand hinausgeschaut werden. Projektplanung und -realisierung durch den Hersteller weisen häufig Unzulänglichkeiten beim Support während der Migration der Daten aus Altsystemen auf. Die hinterlegten Standardkataloge von Herstellern im Tool inklusive der voreingestellten Metriken bilden ein besonderes Qualitätsmerkmal und auch die Produkt-Roadmap der nächsten Releases sollte eine entscheidende Betrachtung erfahren.
Angestrebt wird eine langfristige und vor allem partnerschaftliche Geschäftsbeziehung mit dem Hersteller.

Automatisch (wahlweise auch täglich) generierte Bestandanalysen unter Berücksichtigung der herstellerseitigen Lizenzmetriken, ermöglichen dem Lizenzmanager ad hoc darauf zu reagieren und Lizenzen

  • anderweitig zu verteilen
  • zu kündigen
  • nachzubestellen
  • Metrikmodelle zu ändern

Auch bei der Ermittlung der von einigen Softwareherstellern geforderten True Up-Meldungen, sprich Mengenveränderungen im Laufe einer Abrechnungsperiode, erleichtert dieses Tool die Arbeit des Lizenzmanagers erheblich.
Im nachfolgenden Bild ist veranschaulicht, welch vielseitige Schnittstellen zu anderen Tools, Servern und Datenbanken hergestellt und stabilisiert werden müssen.

Lizenzmanagement

Übersicht der Schnittstellen des Software Asset Management Tools

Bidirektionale Datenströme ermöglichen eine Zuverlässigkeit und Sicherheit im Hinblick auf „Compliance“ und der Belastbarkeit von Zahlen, Reports und Analysen aus dem SAM Tool und stellen eine perfekte Grundlage für die Vorbereitung auf ein reibungsloses Lieferantenaudit dar.

Fazit

Für welchen Weg sich Ihr Unternehmen im Umgang mit dem Thema Lizenzmanagement auch immer entscheidet, unter dem Strich bleibt die Sensibilität und Aufmerksamkeit hoch zu halten, um einer Compliance-gerechten Lizenzierung jederzeit zu entsprechen und stets in der Lage zu sein, in diesem Umfeld wirtschaftliche Entscheidungen zu treffen.

Christian Bichowicz

Christian Bichowicz
Seine langjährige Erfahrung und umfassendes Know-how setzt er bei der Leitung und Steuerung von IT-Projekten im nationalen und internationalen Umfeld ein. Dabei liegen seine Schwerpunkte vor allem im Bereich des Vertrags- und Lizenzmanagements, unter anderem mit Fokus auf Software Asset Management.

Kontakt

Nehmen Sie Kontakt mit unseren Experten auf.
Gerne telefonisch unter +49 89 2 62 07 56 12 oder per Kontaktformular:

Mit dem Absenden dieses Formulars erkläre ich mich mit der Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß der Datenschutzrichtlinie einverstanden. *

Ähnliche Beiträge

Martin Peter

Im Rahmen umfassender Digitalisierungsmaßnahmen in der Diözese Würzburg KdöR werden mit unserer Unterstützung unter anderem die 14 Einrichtungen der Erwachsenenbildung und des Tagungsbetriebs mit neuer Software ausgestattet. Die meisten Einrichtungen hatten bereits computer gestützte Systeme im Einsatz, welche einzelne Prozesse zu Veranstaltungs-Management, Statistik, Notenverwaltung, Finanzbuchhaltung, Dokumenten-Management oder Content-Management unterstützten.

Christoph Pscherer

Das Produktportfolio der 100%igen Beteiligung von Mutares umfasst heute Stahlkonstruktionen, Dach und Fassaden Lösungen für unterschiedlichste Anforderungen, sowie Holzprodukte für den Innenausbau und Gebäudeverkleidungen. Donges bedient damit Architekten, Planer, Gebäudeentwickler, Generalunternehmen und Bauherren, die öffentliche Hand sowie Handwerker und verarbeitende Betriebe. An 13 Produktionsstandorten in Europa und in Vertriebsbüros weltweit beschäftigt die Donges Group über 1.200 Mitarbeiter und erzielt einen annualisierten Konzernumsatz von rund EUR 500 Mio. Donges strebt nach der letzten Add-on-Akquisition (Permasteelisa) weiteres Wachstum und eine Festigung ihrer sehr guten Positionierung im europäischen Markt an. Eckpunkte dieser Strategie sind die Realisierung von Synergien durch die gemeinsame Bearbeitung des bestehenden Kundenportfolios und vorhandener Absatzkanäle, sowie die Erschließung nord- und südeuropäischer Märkte in den Bereichen Fassaden Lösungen und Stahlbau.

Dennis Heller

Die Idee für diese Artikelserie entstand aus der Situation bei einem Kunden, bei dem wir CI/CD einführten, weil der manuelle Arbeitsaufwand nicht mehr zu bewerkstelligen war. Die nachfolgenden Anleitungen sind also frisch aus der Praxis entstanden. Der Einfachheit halber haben wir den langen Weg des Ausprobierens und der Fehlersuche gekürzt und präsentieren hier nur das Endergebnis. Die Code-Ausschnitte sind beispielhaft, aber ausreichend, um die Funktionalität zu präsentieren.